كيف نجحت جمعية زمزم؟

نحاول في هذه الوقفات أن نجيب على السؤال التالي: لماذا تميزت جمعية زمزم؟ وكيف تعد خطتها وموازنتها التشغيلية السنوية؟

يبدأ العمل لإعداد الخطة والموازنة التشغيلية في زمزم من بداية الربع الرابع من العام وتستمر بكافة مراحلها (سيتم ذكرها) حتى يتم إعتمادها في نهاية ديسمبر من كل عام، ويشرف على هذه العملية قطاع الاستراتيجية في زمزم والذي يضم نخبة من الخبراء من قيادات زمزم الذين لديهم الخبرة الكافية في متابعة الأداء الاستراتيجي والتشغيلي، كما يشترك في إعداد الخطة والموازنة كافة منسوبي ومنسوبات زمزم عن طريق الإدارات والأقسام من خلال ورش عمل متخصصة بكل قطاع والمجال مفتوح للإبداع والابتكار في صياغة المبادرات بمعايير احترافية، ويتم في زمزم إشراك كافة فريق العمل على كافة المستويات والذي يعطي جانب الشعور بالمشاركة والأهم من ذلك الزيادة في تبني كافة الفريق أثناء التنفيذ لمتابعة الخطة التي أعدها وهي الخطوة التي تصنع الصف الثاني في كل إدارة على عكس من يوكل إعداد الخطة والموازنة لمدير الادارة منفرداً .

١- القيام بعملية المراجعة الاستراتيجية لكافة مكونات استراتيجية زمزم بمشاركة كافة منسوبي الجمعية.

٢-إعداد نموذج الخطة التشغيلية بما يتوافق مع  النظام التقني (من إعداد إدارة التقنية) للخطة التشغيلية ووضع موجهات التخطيط التشغيلي.

٣-عقد ورشة عمل لقيادات الجمعية يتم فيها عرض مخرجات المراجعة الاستراتيجية وشرح نموذج الخطة التشغيلية المعتمد وآلية استيفاءه.

٤-إعداد المبادرات في جميع إدارات الجمعية بمشاركة جميع منسوبي الإدارات .

٥-مناقشة المبادرات بحضور فريق الاستراتيجية ومدراء الإدارات و أبطال المبادرات من رؤوساء الأقسام والإخصائيين وهذه المناقشة المهيبة بمثابة قبول الرسالة في الدراسات العليا لما تتمتع به من إهتمام بالغ ومتابعة دقيقة من الإدارة التنفيذية .

إعداد الموازنة المالية وفقاً للمبادرات المعتمدة والتي يقوم بها مدراء الإدارات وأبطال المبادرات بإشراف الإدارة المالية وحضور الإدارة التنفيذية والتي تهدف الى التحقق من مطابقتها لأنظمة وضوابط إعداد الموازنات وموافقتها مع ماتم اعتماده من مجلس الإدارة.

مرحلة الإعتماد والإطلاق

1- اطلاع اللجنة التحضيرية على الخطة والموازنة التشغيلية تمهيداً لرفعها لمجلس الإدارة

2- الاعتماد من مجلس الإدارة بعد إرسالها مسبقاً واستعراضها في الاجتماع ومناقشة جيدة لاتخلوا من توجيه يدعم نجاحها تجسد دور مجلس إدارة زمزم الفاعل 

3- تدشين وإطلاق الخطة التشغيلية بحضور منسوبي ومنسوبات الجمعية وذلك في بداية العام مع الحفز والشكر والتكريم برعاية سعادة رئيس مجلس الإدارة لعقد العزم لبذل كل مايمكن لتحقيق مستهدفات الخطة التشغيلية الطموحة .

بعد مرحلة الاعتماد والتدشين يقوم مدراء الإدارات برفع الخطة التشغيلية على البرنامج التقني بتوزيع محدد حسب وزن كل مبادرة مع تحديد الشهور أو الأرباع المطلوب تنفيذها فيه وكذلك تحديد أبطال المبادرات .

1- وجود برنامج تقني من صناعة إدارة تقنية المعلومات في زمزم لإدخال الخطة التشغيلية وإسناد المبادرات لأبطالها ليسهم في متابعة الأداء متابعة دقيقة وسريعة .

2- المتابعة الدقيقة لتحقيق المستهدفات والتي تقوم بها إدارة الأداء بشكل منتظم وبتقرير دوري يتم استعراضة بشكل ربع سنوي لكافة القيادات .

3- استثمار الدراسات واستطلاعات الرأي التي تقوم بها وحدة الدراسات والأبحاث في زمزم من خلال تحليلها وتفعيل نتائجها في الخطة التشغيلية والتي تشمل كافة الأطراف المعنية وبتركيز على احتياجات المستفيد للوصول دوماً لمستوى رضا عالي .

4- بوابة تقنية خارجية تتضمن تغطية ٤ جوانب رئيسية في زمزم مرتبطة بنظام إدارة علاقات العملاء CRM وهي:

بوابة العلاج الخيري ، بوابة التطوع ، الموقع الرسمي ، متجر زمزم الإلكتروني (وهو أول متجر سعودي للمساهمة في علاج المرضى)

5- دراسة أولويات حاجة المستفيدين في زمزم بدقة عالية من خلال لجنة عليا للخدمات الصحية برئاسة رئيس مجلس الإدارة وعضوية عدد من الاستشاريين والمتخصصين الذين عملوا على إصدار لائحة معتمدة لخدمة المستفيدين (لائحة العلاج الخيري) .

6- بوابة الموظفين الالكترونية الداخلية في زمزم والتي تُسهم في دقة الأداء وسرعة الانجاز وقوة في التواصل وتحوي أكثر من ١٠ منصات إلكترونية منها نظام طلبات الشراء ونظام الصيانة ونظام الخدمات المساندة ونظام الثروة البشرية وأكاديمية زمزم للتدريب الرقمي وغيرها .

7- تفعيل لمنظومة الجودة في زمزم وهي أول جمعية خيرية سعودية تحصل على شهادة ISO في جميع إجراءاتها حيث تقوم إدارة الجودة بعمليات المراجعة الداخلية الدورية للتأكد من مطابقة المواصفة واستثمار فريق المراجعة الخارجية للعمل على التحديث والتحسين المستمر .

8- العمل بمنهجية الاستدامة حيث تصدر زمزم تقرير إفصاح سنوي يرتكز على الشفافية ويحوي مبادراتها في الاستدامة بأبعادها الثلاثة الاقتصادية والاجتماعية والبيئية وتطبق زمزم قياس أثر برامجها بمنهجية قياس الأثر الإجتماعي العائد على الإستثمار SROI وإصدار تقرير سنوي .