يقدم مؤتمر التقنية المخصص للمنظمات غير الربحية، الذي سينعقد بتاريخ 19 آذار/ مارس سنة 2019، فرصة لحضور العديد من الجلسات وزيارة المعارض والاستماع لعدد كبير من المتحدثين والتواصل معهم، ويجمع هذا النوع من المؤتمرات بين التطور التقني والقطاع غير الربحي، واستعداداً لهذه الفعاليات، تخطط المنظمات للأنشطة التي ستكون جزءاً منها وتضبط جدولها على هذا الأساس.
لكن تقديم بطاقات العمل بهدف التواصل مع مختلف الفئات، التي ستحضر هذا المؤتمر، ليس كافياً ولن يحقق هذا الهدف، وتستطيع المنظمة غير الربحية أن تستعد بشكل جيد لحضور مؤتمر التقنية من خلال التفكير في الاستراتيجيات المرتبطة بالتواصل، التي من شأنها أن تحقق الاستفادة على المدى البعيد.
يمكن أن تساعد هذه النصائح الأربع المنظمات غير الربحية على تحقيق التواصل بطريقة ناجحة:
- وجود هدف وخطة:
تتمثل المرحلة الأولى من هذه الخطوة، في تحديد الهدف الذي تسعى المنظمة لتحقيقه من خلال حضور هذا المؤتمر، ومعرفة ما إذا كانت تهدف للتواصل بشكل مختلف من خلال:
- التعرف على مستجدات التقنية.
- إيجاد طرق أفضل لإدارة منصات التواصل الاجتماعي والعلاقات مع المتبرعين.
- التسويق لمهمة المنظمة بشكل أفضل.
ثم تأتي المرحلة الثانية من هذه الخطوة في الشروع في إعداد خطة تتوافق مع الهدف الذي تم تحديده في المرحلة الأولى، وفي الواقع، ستمكنك هذه الخطة من التركيز على التواصل مع الأشخاص الذين أوجدوا طرق مبتكرة لتحقيق الهدف الذي تسعى منظمتك لتحقيقه.
فعلى سبيل المثال، إذا كنت تسعى إلى التوصل إلى طريقة أفضل لتقسيم قائمة المتبرعين؛ فيمكنك التوجه بالسؤال إلى أحد الحضور في هذا المؤتمر الذي سيقدم لك نصائح قيمة حول هذا الموضوع. وبناء على ذلك، ستعتمد خطتك على:
- البحث عن الشخصيات التي تنتمي إلى منظمات معروفة والتعرف على تجاربهم.
- حضور جلسات المؤتمر التي تتطرق إلى تقسيم قوائم المانحين وتحديد سمات المتبرع المستهدف.
- التواصل مع المتحدثين قبل المؤتمر وطلب مقابلتهم والتحدث إليهم أثناء انعقاد المؤتمر.
أما المرحلة الثالثة من هذه الخطوة، فتتمثل في إعداد قائمة تحتوي أسماء الحضور الذين تنوي المنظمة التواصل معهم، ويجب ترتيب هذه القائمة وفقاً لأولويات المنظمة، وأهمية هذه الأسماء بالنسبة إليها، ومن ثم يمكنك مراجعة مدى توافق هذه القائمة مع أهداف المنظمة والتأكد من الحصول المعلومات التالية قبل المؤتمر:
- المعلومات اللازمة للتواصل مع الشخصيات المرجوة.
- خطة تحدد موعد تواصلك معها.
- شخص أو جهة ما يمكنها أيضًا تقديم المساعدة بشأن نفس الموضوع أو السؤال على سبيل الاحتياط.
يجب الاستعداد للمشاركة في النقاشات والتواصل مع الحاضرين حتى إن كنت متحدثاً مبتدئاً، فهذا النوع من المؤتمرات يوفر مناخاً جيداً للنقاش ويشجع الحضور على المشاركة.
- الاستفادة من المجتمع الرقمي الذي يقدمه المؤتمر:
يقدم مؤتمر التقنية فرصة المشاركة في منتدى المجتمع الإلكتروني وطرح الأسئلة والتواصل مع الحضور الآخرين، قبل انعقاد المؤتمر، ويمكن الاستفادة من هذه الميزة بعد سداد رسوم المشاركة، التي بدأت في التاسع من تموز/ يوليو سنة 2018.
يمكنك طرح أسئلة حول كل ما يتعلق بمنظمتك غير الربحية أو المؤتمر من خلال هذا المنتدى الذي يشجع الأعضاء على الرد على التساؤلات وتقديم التعليقات أو الاقتراحات، ويقدم هذا المنتدى فرصة التعرف على الحضور للتعريف بمنظمتك ومشاريعها المستقبلية حتى قبل انعقاد المؤتمر.
- تنظيم حدث مجتمعي:
حتى وإن لم تشارك في هذا المؤتمر سابقاً، فإن مكونات مجتمع ومجلس مؤتمر التقنية الخاص بالمنظمات غير الربحية يمتلكون اهتمامات متنوعة واسعة النطاق، حيث يوفر المؤتمر فرصة المشاركة في الأنشطة المختلفة التي ينظمها الأعضاء.
يمكن أن تقوم منظمتك بتكوين مجموعة خاصة تهتم بموضوع يثير اهتمامها، للتعرف على أشخاص جدد مثل:
- تنظيم رحلة استكشافية للمكان الذي سينعقد فيه المؤتمر.
- تنظيم حفل مفاجئ لجمع التبرعات لجمعية خيرية محلية.
- تنظيم مجموعة مناقشة حول موضوع متعلق بالصناعة.
- التواصل من خلال مواقع التواصل الاجتماعي:
يمكنك أن تستغل مواقع التواصل الاجتماعي وتتواصل مع الأشخاص الذين تعرفت عليهم حديثاً، من خلال متابعتهم على مواقع التواصل أو حتى إطلاق تغريدة أو منشور في حال اجتماعك مع إحدى هذه الشخصيات المعروفة، والحرص على كتابة أسمائهم الكاملة أو وسمهم.
وسيشكرك هؤلاء الأشخاص لاحقا وسيرغبون غالباً في رد الجميل، ولهذا السبب يجب عليك أن تبقى على تواصل معهم حتى بعد انقضاء فترة المؤتمر.
كما سيساهم اعتماد هذه الخطوات والتخطيط المسبق لهذا المؤتمر في خوض تجربة لا مثيل لها، فالاستعداد لمثل هذا الحدث سيساعدك على تحقيق التواصل بشكل أفضل.
الموقع: كوز فوكس
الكاتب: كانديس كودي
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
