6 خطوات للتخطيط الاستراتيجي للمنظمات غير الربحية | البنك الثالث لتمكين القطاع غير الربحي

في بيئة العمل غير الربحي المتغيرة، تحتاج كل جمعية إلى خارطة طريق واضحة تمكّنها من تحقيق رسالتها بفعالية واستدامة.
ولأن التخطيط العشوائي لم يعد مجديًا، تقدم لك هذه الورقة ست خطوات عملية لبناء خطة استراتيجية متكاملة في مجال جمع التبرعات، ترتكز على أدوات واقعية، ومؤشرات قابلة للقياس، ومهام موزعة بوضوح على الفريق.
سواء كنت تطلق أول خطة لجمعيتك أو تطوّر خطة قائمة، فإن هذه الخطوات ستساعدك على:
ربط التمويل بالرسالة
إشراك أصحاب المصلحة
اعتماد أهداف ذكية (SMART)
اختيار الأساليب الفعالة
أتمتة العمليات وتوزيع الأدوار
قياس النجاح وتحسين الأداء
ابدأ من هنا لتقود جمعيتك نحو نمو فعّال وتأثير أعمق.

1. تحديد أهداف جمع التبرعات.

نوصي بالبدء في التخطيط الاستراتيجي من خلال تصور النتيجة النهائية التي ترغب في تحقيقها.

كيف ستبدو منظمتك غير الربحية عندما تحقق أهدافها؟ كيف سيتطور قدرتك على تحقيق رسالتك بمرور الوقت؟

استخدم ميزانية منظمتك لتحديد مقدار ما تحتاج إلى جمعه لتحقيق أهدافك الخيرية.

ثم، قم بوضع الخطط والاستراتيجيات التي ستستخدمها للحصول على هذا التمويل.

على سبيل المثال، قد تقرر جمع:

50% من التمويل من التبرعات الفردية لصندوقك السنوي
20% من التمويل من برامج الهبات المخططة، والهبات التذكارية، وصندوق الوقف
20% من التمويل من برامج العطاء المؤسسي
10% من التمويل من المنح

لكل منظمة غير ربحية توزيع مختلف لهدف جمع التبرعات، وذلك استنادًا إلى مبادراتها الحالية في جمع التبرعات وقدرات المتبرعين لديها.

2. احصل على مدخلات من أصحاب المصلحة الرئيسيين.

بعد ذلك، اطلب من أصحاب المصلحة آرائهم بشأن أهدافك في جمع التبرعات.

قدّم السياق اللازم لأهدافك وغاياتك الخيرية، واشرح كيف سيؤثر كل هدف على رسالتك، واطلب الملاحظات حول الخطة.

من بين أصحاب المصلحة الذين ينبغي التواصل معهم:

أعضاء مجلس الإدارة
أعضاء الفريق (الموظفون)
الشركاء الرئيسيون من القطاع الخاص والمجتمع المحلي
مستشار متخصص في جمع التبرعات

عرض الخطة على الجميع سيضمن أن أهدافك قابلة للتحقيق ويمكن إدارتها من قبل فريقك.

قد يطلق أصحاب المصلحة إنذارات إذا كان مبلغ جمع التبرعات يختلف بشكل كبير عن العام السابق، أو إذا كنت تعتمد على استراتيجيات ثبت عدم فعاليتها في الماضي.

مثال توضيحي:

لنفترض أن منظمتك غير الربحية لديها سجل جيد في كتابة المنح.

لقد فزتم بـ80% من المنح التي تقدمتم لها، لذلك تقرر تخصيص جزء كبير من خطة إيرادات جمع التبرعات من أموال المنح. يبدو معقولًا، أليس كذلك؟

لكن، قد يشير كاتب المنح إلى نقطة وجيهة: أنكم كنتم ناجحين فقط لأنكم دقيقون للغاية في اختيار نوع المنحة التي تتقدمون لها.

ورغم أن النسبة تبدو رائعة، إلا أنه لا توجد منح كافية في السوق لتحقيق الهدف الذي وضعتموه.

هذا النوع من الرؤية يتيح لك تعديل الاستراتيجية لتحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح.

3. حدِّد استراتيجياتك الرئيسية في جمع التبرعات والتسويق

قد ترغب في إجراء تحليل SWOT (نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص، التهديدات) لجهود جمع التبرعات السابقة لديك، لفهم المجالات التي تتمتع فيها بالفعل بالقوة، وتلك التي يمكن تحسينها.

يمكن أن يساعدك هذا الجدول في توضيح نقاط القوة، والضعف، والفرص، والتهديدات بطريقة واضحة وموجزة:

	إيجابي (POSITIVE)	سلبي (NEGATIVE)
داخلي (INTERNAL)	ما الذي تقوم به منظمتك غير الربحية بشكل جيد؟	نقاط الضعف أين تواجه منظمتك غير الربحية صعوبات؟

خارجي (EXTERNAL)	ما الفرص المتاحة لمنظمتك والتي يمكن أن تدعم النمو؟	ما العوامل الخارجية التي تهدد مكانة منظمتك؟

إيجابي (POSITIVE)

سلبي (NEGATIVE)

داخلي (INTERNAL)

ما الذي تقوم به منظمتك غير الربحية بشكل جيد؟

نقاط الضعف

أين تواجه منظمتك غير الربحية صعوبات؟

خارجي (EXTERNAL)

ما الفرص المتاحة لمنظمتك والتي يمكن أن تدعم النمو؟

ما العوامل الخارجية التي تهدد مكانة منظمتك؟

بعض استراتيجيات جمع التبرعات والتسويق التي ينبغي على منظمتك أخذها في الاعتبار تشمل:

جمع التبرعات من كبار المتبرعين:
عادةً ما يُشكّل جمع التبرعات من كبار المتبرعين جزءًا كبيرًا من عائداتك. وإذا لم يكن كذلك بعد، فهذا جانب من استراتيجيتك ينبغي تحسينه.
رعاية المتبرعين التي تركز على المتبرع:
رعاية المتبرعين تؤدي إلى معدلات احتفاظ أفضل ونتائج أفضل في جمع التبرعات على المدى الطويل. هذا يرتبط ارتباطًا وثيقًا باستراتيجيتك التسويقية ويضمن أنك تتواصل بانتظام وفعالية مع المتبرعين.
استقطاب واحتفاظ بالمتبرعين الجدد:
التبرع الثاني من المتبرع يُعد "التبرع الذهبي"، لأن معظم المتبرعين يتوقفون بعد التبرع الأول. بعد "التبرع الذهبي"، هناك احتمال بنسبة 60٪ تقريبًا أن يقدم المتبرع تبرعًا إضافيًا.
جمع التبرعات عبر الإنترنت:
رغم أن معظم الإيرادات قد تأتي من محادثات مباشرة مع كبار المتبرعين، إلا أن أغلب المتبرعين يفضلون التبرع عبر الإنترنت. فهو خيار مريح طالما أن صفحة جمع التبرعات لديك محسّنة جيدًا.
جمع التبرعات من نظير إلى نظير (Peer-to-Peer):
جمع التبرعات من نظير إلى نظير يُعد استراتيجية رائعة لجذب متبرعين جدد، مع جمع أموال إضافية من داعميك الملتزمين. استفد من قوة الشبكات الاجتماعية لجمع التبرعات من خلال هذا المسار.
التبرعات الشهرية:
الهبات المتكررة ضرورية لأنها مصدر ثابت للإيرادات. إذا قام أحدهم بإعداد تبرع متكرر، فبإمكانك على الأرجح الاعتماد على استمرار هذا التبرع لفترة طويلة، وإدخاله ضمن ميزانية المنظمة المستقبلية.

قم بتخصيص أهداف جمع تبرعات أقل للمجالات التي تحتاج إلى تحسين مقارنة بتلك التي تتميز بها منظمتك بالفعل.

بهذه الطريقة، يمكنك تجربة استراتيجيات مختلفة لتقوية هذه العناصر دون الكثير من الضغط.

مثال توضيحي:

إذا كنت تعلم أن لدى منظمتك برنامجًا قويًا لجمع التبرعات من كبار المتبرعين، فحدد أن جزءًا أكبر من جمع التبرعات سيأتي من هذا الجانب.

أما إذا كنت تعلم أن معدلات الاحتفاظ بالمتبرعين الجدد بحاجة إلى تحسين، فيمكنك تحديد هدف أقل لذلك، واستخدام هذه الفرصة لتجربة أمور جديدة مثل: الاتصال بالمتبرعين الجدد، أو إعداد سلسلة ترحيبية عبر البريد الإلكتروني.

4. تحديد أهداف SMART

عند وضع أهدافك في جمع التبرعات، تأكد من أنها تتبع نموذج SMART:

محددة (Specific): استهدف مجالًا معينًا للتحسين
قابلة للقياس (Measurable): يمكن التعبير عنها بالأرقام
قابلة للتحقيق (Attainable): ممكنة التحقيق بناءً على نجاحاتك السابقة
واقعية (Realistic): معقولة وفقًا للموارد المتاحة لديك
محددة بزمن (Time-based): مرتبطة بإطار زمني معين

مثال توضيحي:

لنفترض أن لديك هدفًا محددًا لزيادة التبرعات الفردية إلى صندوقك السنوي.

فيما يلي بعض الأمثلة لأهداف SMART تستهدف هذا الغرض:

استقطاب 500 متبرع جديد من خلال صفحة التبرعات الإلكترونية خلال سنة.
الاتصال بـ100٪ من المتبرعين الجدد خلال 90 يومًا من تبرعهم.
استقطاب 200 متبرع جديد من خلال حملة تبرعات من نظير إلى نظير تستمر أسبوعين.
توسيع برنامج التبرعات الشهرية بإضافة 100 متبرع خلال سنة.
الاحتفاظ بـ70٪ من المتبرعين من العام الماضي.

تتضمن هذه الأهداف أرقامًا محددة وأطرًا زمنية، مما يساعد على توجيه التخطيط الاستراتيجي نحو مؤشرات قابلة للقياس.

5. اختر الأساليب (التكتيكات) الداعمة لكل هدف

استخدم أدوات التقارير في نظام إدارة المتبرعين ومنصات التسويق لمساعدة فريقك على الالتزام بتحقيق الأهداف.

قم بإسناد دور محدد لكل عضو في الفريق يكون مسؤولًا عنه.

فيما يلي مثال على جدول يوضح بوضوح كل نشاط، والموظف المسؤول عن تنفيذه، والموعد النهائي:

النشاط	عضو الفريق	الموعد النهائي
إعداد قائمة بالمتبرعين الجدد والاتصال بهم	أحمد	اليوم الأخير من كل شهر (خلال 90 يومًا من التبرع الأول)
إعداد خيارات التبرع المتكرر في صفحة التبرعات الإلكترونية للمنظمة	روان	15 مارس
كتابة سلسلة رسائل ترحيبية لإرسالها للمتبرعين الجدد	صالح	28 فبراير
إعداد مواد تسويقية بالبريد الإلكتروني لحملة تبرعات	منيرة	1 أبريل

عندما يكون كل فرد على دراية واضحة بدوره في المنظمة، وكيف أن أفعاله ستؤثر على الرسالة بشكل عام، فإنك تضمن إنجاز كل شيء.

بالإضافة إلى ذلك، سيشعر الجميع بوجود هدف ومعنى لدورهم كجزء من الفريق.

وبالإضافة إلى توزيع الأدوار بين أعضاء الفريق، يمكنك أيضًا أتمتة بعض العمليات لتوفير وقت الموظفين.

على سبيل المثال، إذا كنت ترسل النشرة الشهرية يدويًا أو تدير كل منشور على وسائل التواصل الاجتماعي بشكل شخصي، ففكر في الاستثمار في برامج تسويق جديدة كجزء من خطتك الاستراتيجية.

اطرح على نفسك بعض الأسئلة التالية:

ما المجالات في عملنا التي نحتاج إلى وقت أكبر لها؟
ما الذي يمكننا أتمتته؟
من في منظمتنا يقوم بمهام متكررة تستهلك وقتًا يمكن تخصيصه لأعمال أكثر أهمية؟

في بعض الأحيان، تقودك إجابات هذه الأسئلة إلى الاستثمار في برمجيات جديدة خاصة بالمنظمات غير الربحية، مثل نظام CRM جديد لأتمتة جهود التفاعل مع المتبرعين، أو أدوات إدارة المتطوعين لتبسيط جداول العمل التطوعي.

6. قياس النجاح

تابع المؤشرات الرئيسية المرتبطة بأهدافك لتقييم مدى نجاح خطتك الاستراتيجية.

قد تشمل هذه مؤشرات الأداء الرئيسية ما يلي:

الاحتفاظ بالمتبرعين
استقطاب متبرعين جدد
مشاركة المتبرعين في برنامج التبرعات الشهرية
العائد على الاستثمار (ROI) لكل أسلوب من أساليب جمع التبرعات
التكلفة لكل ريال يتم جمعه
متوسط حجم التبرع

قم بتقييم هذه المؤشرات كفريق على فترات منتظمة، مثل شهريًا أو كل ربع سنة، لمتابعة التقدم نحو أهدافك.

حدد مواطن الانخفاض في الأداء، وابحث في الأسباب الجذرية، وقم بتعديل خطتك الاستراتيجية عند الحاجة.

تذكّر عملية تحليل SWOT أثناء تقييم نتائج جمع التبرعات، وضع في اعتبارك أن ليس كل تهديد يقع ضمن نطاق تحكم منظمتك غير الربحية.

على سبيل المثال، قد يكون انخفاض متوسط التبرعات نتيجة لتراجع اقتصادي.

ومع ذلك، هناك تدابير يمكن أن تتخذها منظمتك للتخفيف من هذه التهديدات، مثل تنويع مصادر الإيرادات أو التركيز بشكل أكبر على رعاية المتبرعين.

نحو تخطيط يحقق الأثر

التخطيط الاستراتيجي في المنظمات غير الربحية ليس مجرد وثيقة توضع على الرف، بل هو ممارسة مستمرة تُبقي الجمعية على الطريق الصحيح بين رسالتها وواقعها.

الخطوات الست التي استعرضناها — من تحديد أهداف التمويل إلى قياس النجاح — تشكّل دورة متكاملة تعزز الفاعلية، وتمنح الفريق رؤية موحدة، وتجعل كل تبرع وكل جهد وكل قرار جزءًا من قصة نجاح أكبر.

تذكّر أن أفضل الخطط هي التي تُراجع، وتُصحّح، وتُنفّذ بشفافية ومرونة.

ابدأ بما تملكه الآن، واستفد من كل تقدم صغير، فالأثر العظيم في القطاع غير الربحي لا يبدأ بخطوات ضخمة، بل بخطوات ذكية وواضحة.

المصدر : bloomerang