المخاطر والأزمات أمر واقع لكل منظمة أياً كان نوعها ولن يكون دور الفريق في ألا تحدث هذه المخاطر والأزمات ولكن في أن تتم إدارتها عندما تحدث بطريقة مهنية واحترافية وبأقل الخسائر الممكنة.
أزمة عدم الجاهزية:
تلهم المهام التي تضطلع بها المنظمات غير الربحية مئات الآلاف من الجمهور للعمل الخيري، أظهر للجمهور الاحترام الذي يستحقه من خلال مراعاة الخطوات التالية لزيادة فعاليته:
1. ركز على المسؤولية المالية:
لا بد من الاعتراف بأن التدريب المالي السنوي لكل عضو في المنظمة، أمر ضروري من أجل تكوين فرق مسؤولة وأكثر فعالية واهتماماً وقدرة على التصرف، بالإضافة إلى ذلك، يجب على كل عضو في الفريق أن يعمل في اللجنة المالية خلال فترة الخدمة، سواءً في التحصيل أو الجرد أو المبيعات أو أي جزء يمكن أن يفيد فيه.
وأخيرًا، جرّب رواية قصتك المالية في المنظمة غير ربحية مستخدماً الرسوم البيانية المرئية سهلة القراءة، مع إمكانية الوصول إلى التفاصيل المتعلقة بالموضوعات التي تهم المجلس، كما ينبغي أن يشارك كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة بالتساوي مسؤولية الإشراف المالي، ويجب على المديرين التنفيذيين والرؤساء الماليين دعم مجالسهم من خلال توفير المعلومات والتدريب الذي يحتاجون إليه لتوفير الإشراف المالي المدروس.
2. كن مستعدًا للاجتماعات:
لا يعني عقد الاجتماعات دعوة لقراءة حزمة بيانات المجلس المرسلة مسبقًا، قم بتوزيع البيانات المهمة لقراءتها مسبقاً قبل اجتماع مجلس الإدارة، ويمكن لقادة الاجتماع تحفيز الأعضاء على الاستعداد الكافي للاجتماع من خلال عدم توضيح كل عنصر يتم إرساله مسبقًا.
عندما يقاوم رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي ببساطة غريزة مراجعة البيانات نقطة بنقطة، تحدث أشياء رائعة، على غرار فتح باب النقاش، والنظر في التحديات التي تواجه المنظمة غير الربحية، وتحقيق المشاركة الحقيقية، فالهدف الأساسي من الاجتماعات هو مناقشة واتخاذ القرارات.
3. أنشئ المخطط القادم:
يجب أن يكون إنشاء هذا المخطط بيد الفريق، وليس بيد المدير التنفيذي الحالي أو المدير العام، ويجب أن تجرى هذه العملية خطوة بخطوة.
تحدي القلق:
في بعض الأحيان، تواجه كل منظمة غير ربحية تحديات صعبة، بما في ذلك بعض التحديات التي تهدد بقاءها وسلامتها، ويتطلب الصمود أمام أزمة حقيقية في خضم إنجاز المهمة والبرامج، تخطيطًا مدروسًا واستجابةً إنسانية، ضع مخططا وفكر في جميع السيناريوهات المحتملة، وكن جاهزًا قدر الإمكان للمنعطف في الطريق الذي لا يمكنك رؤيته من موقعك الحالي.
1- حدد الأدوار في فريق الاستجابة للأزمات:
فكر في فريقك الحالي وقرر، قبل حدوث الأزمة، من يمتلك المهارات والمعرفة اللازمة للقيام بالأدوار التالية في حال حدوث أزمة:
- المتحدث باسم المنظمة.
- خبير التأمين والشكاوى.
- قائد فريق الأزمات.
- حافظ الوثائق.
- الخبير المالي.
- المستشار القانوني.
- الصلة بين الموظفين وأصحاب المصلحة الداخليين.
- الصلة مع أصحاب المصلحة الخارجيين.
2- تعلم من الماضي:
تأمل في الأزمات السابقة واستخلاص الدروس والعبر التي ستساعد في تحسين استجابتك في المرة القادمة.
3- كن آمنًا في استخدام الإنترنت:
اتخذ الاحتياطات المناسبة لحماية منظمتك من الهجمات السيبرانية وضمان الاستجابة في الوقت المناسب إذا فشلت جهود الوقاية الخاصة بك.
4- فكر في سيناريوهات الأزمات:
تحدث الأمور المؤسفة حتى في أفضل المنظمات غير الربحية، لكن ما يهم هو وجود خطة، ومن أحد الأساليب التي نقترحها هو التفكير في أحداث "أسوأ السيناريوهات" المحتملة لمنظمتك ووضع الحلول العملية والممكنة لها.
تحدي الأداء:
اسأل نفسك: هل نحن الأفضل لإنجاز هذه المهمة؟ أحيانًا تصاب الفرق العاملة في المنظمة غير الربحية بالإرهاق أو التشويش، ما يجعلها تحيد عن مهمتها الأساسية بسبب كثرة البرمجة، أو نقص الموظفين، أو إغراء التمويل الجديد.
أعد تركيز مهمتك من خلال إلقاء نظرة فاحصة على كل برنامج وخدمة تقدمها، وتساءل عما إذا كانت منظمتك غير الربحية هي المؤسسة الأنسب والأكثر تأهيلاً لتقديمها، إذا كانت الإجابة "نعم"، فإن الخطوة التالية تتمثل في معرفة خطوات تقديم الخدمة بفعالية، وإذا كانت الإجابة "لا"، فقد يكون الوقت قد حان للتخلي عنها، وهذا يؤدي بدوره إلى فتح نقاش آخر حول كيفية الإبلاغ عن انقطاع الخدمة.
لا تأخذ مطلقًا المساعدة "المجانية" كأمر مسلم به، وتذكر أنه لا يوجد وقت مجاني، تأكد من تقدير المتطوعين وإظهار امتنانك لهم، لا تدرب المتطوعين فقط حول كيفية النجاح، ولكن درب أيضًا المشرفين عليهم على كيفية إدارتهم وإلهامهم، وأنشئ أوصافًا واقعية وشاملة لوظائف المتطوعين ووفر دائمًا التأهيل للمتطوعين الجدد والعائدين.
وأخيرًا، خذ الوقت الكافي لإجراء مقابلات انتهاء الخدمة للمتطوعين لمعرفة كيفية تحسين إدارة هؤلاء.
أزمة التفرد بالقرار:
1) إنشاء فرق متنوعة:
يفترض الكثير من الأشخاص أن السن والاختلافات الأخرى تسبب صراعاً لا يمكن احتواؤه، فكر في السماح وتشجيع التكوين الذاتي للفرق على أساس نقاط القوة والمصالح، قم بتقديم مشروع وانظر من الذي سيسعى لإنجازه.
2) توفير الفرص للتعبير عن عدم الرضا:
قم بتبسيط شكواك والتصرف بناءً على الشكاوى، وأظهر لمجلسك والموظفين والمتطوعين والفئة المستهدفة اهتمامك بهم وأنك تريد التغيير للأفضل.
3) اسمح بالعديد من الأصوات:
خلال النقاش المفتوح في اجتماعات مجلس الإدارة أو الموظفين، يكون الصوت الأعلى هو الصوت الوحيد، شجع الأصوات الأكثر هدوءًا على التحدث من خلال منح الجميع الفرصة لذلك، واطلب من المشاركين بدورهم التفكير في الموضوع الذي تتم مناقشته.
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
