تعتمد المنظمات غير الربحية على المساهمين والمتبرعين، الذين يثقون في قدراتها على التصرف في الأموال المقدمة لها نيابة عنهم وتحقيق أقصى فائدة منها، ويعتقد البعض أنه على المؤسسات غير الربحية أن تنفق حوالي 23% من ميزانيتها على التكاليف العامة، التي تشمل الإدارة، والموظفين، والمكاتب، والبرامج غير الربحية، والمعدات، في حين تبذل هذه المؤسسات قصارى جهدها لخفض هذه التكاليف.
فيما يلي، 10 طرق من شأنها تمكين المنظمة غير الربحية من التقليص من التكاليف العامة:
- اعتماد الحوسبة السحابية عند انطلاق المنظمة:
تعتبر الحوسبة السحابية ثورة في صناعة البرمجيات، ويساهم اعتمادها في توفير المال وخفض التكاليف العامة على المدى القريب، وفي هذا الإطار، تتمتع المنظمات غير الربحية بإمكانية النفاذ إلى جملة من المميزات، مثل خاصية Google للمنظمات غير الربحية، وهو برنامج مجاني يحتوي على العديد من الأدوات المتاحة للمستخدمين لتنظيم العلاقات مع الجهات المانحة، وتعتبر الحوسبة السحابية مناسبة للمنظمات غير الربحية الصغيرة التي لا تستطيع تحمل التكاليف الأولية لاستضافة البيانات على موقع الويب والتعاقد مع فريق تقنية المعلومات، ومع تطور ونمو المنظمة غير الربحية، يصبح الانتقال إلى الإدارة الذاتية للبيانات على موقع الويب خياراً ماليا أفضل.
- جلب المزيد من المتطوعين:
ستبقى المنظمات غير الربحية في حاجة مستمرة لتوفير أجور موظفيها، ولكن سيساهم التنظيم السليم والاستفادة من المتطوعين في توفير الكثير في ميزانية التكاليف العامة، في الواقع، ينبغي جلب المتطوعين على منهجين: أولاً، اعتماد أساليب التسويق مثل الإعلانات الرسمية، ومواقع التواصل الاجتماعي، والحملات الدعائية عبر البريد الإلكتروني، وتوفير الحوافز، وثانياً، التعامل مع المتطوعين الحاليين باهتمام وحرص، وهو ما سيساهم في جلب المزيد من المتطوعين الراغبين في الانضمام للمنظمة من خلال مشاركة المتطوعين الحاليين لتجاربهم.
- تقاسم مكاتب الموظفين مع المنظمات غير الربحية ذات نفس الأهداف:
تتمثل هذه الخطوة في توظيف إحدى المنظمات غير الربحية لموظفيها في مكاتب تابعة لمنظمات أخرى على مقربة منها، لها نفس الأهداف والمساعي دون تعطيل الإنتاجية، كما تساهم هذه الشراكة في خفض التكاليف الزائدة وإحداث أكثر ما يمكن من التأثيرات الإيجابية.
- التعاون مع منظمات غير ربحية أخرى لها نفس المهام:
تتمثل هذه الخطوة في تعاون المنظمات غير الربحية مع منظمات أخرى لها مهام مماثلة من أجل وضع برامج مشتركة، وبالتالي التشارك في التكاليف العامة، ومن خلال هذه الشراكة وتضافر الجهود، ستتمكن المنظمة من التوفير في التكاليف العامة، وتمويل مختلف الأنشطة، وتوفير الدعم المعلوماتي المشترك.
- محاولة تجنب اقتناء مختلف المواد من مصدر وحيد:
تتمثل عملية الشراء من مصدر وحيد، في اختيار مزود واحد لشراء المواد أو المنتجات اللازمة للمنظمة غير الربحية، وعندما يتعلق الأمر باقتناء مختلف المستلزمات، سواء كانت برامج غير ربحية، أو مواد مختلفة، أو التكنولوجيات الخاصة بالمكاتب، من الأفضل أن تتجنب المنظمات الاعتماد على مورد وحيد من أجل العثور على أفضل الصفقات، فمن المحتمل أن تكون عملية الشراء من مصدر واحد مكلفة للمنظمات غير الربحية، كما أنها تلغي المنافسة بين مختلف المزودين، ما يقلل من حوافز تقديم منتجات ذات جودة أعلى بسعر أقل.
- اعتماد الشراء غير المشروط:
تفتقر الكثير من المنظمات غير الربحية إلى الموارد المالية اللازمة لشراء مخازن واسعة من أجل توفير مساحة لجميع المستلزمات التي تقتنيها لإنجاز مختلف مهامها، ومن أجل التعويض عن هذا النقص، وبدلاً من إنفاق المال على شراء مستودعات ومساحات إضافية للتخزين، يمكن للمنظمات غير الربحية أن تخفض من النفقات العامة من خلال تنظيم عمليات شراء غير مشروطة مع مورديها، وتتمثل هذه العملية في عقد اتفاق مع البائعين تضمن من خلاله احتفاظهم بالمواد التي تم اقتناؤها إلى حين طلبها منهم.
- التقييم المنتظم لمختلف للمزودين والموردين:
من فوائد تفادي اقتناء المستلزمات من مصدر واحد، القدرة على إجراء تقييم منتظم للمزودين ومقارنة الأسعار والخدمات التي يوفرونها مع تلك المتاحة في السوق، ويعتبر التقييم السنوي، أو النصف سنوي، أو الربع سنوي للمزودين والموردين ضرورياً لاختيار الأسعار المناسبة التي تتماشى مع ميزانية المنظمة، وخفض التكاليف العامة، والحفاظ على الكفاءة اللازمة.
- الاستعانة بأطراف خارجية للطباعة:
لا يخفى على الكثير من المنظمات غير الربحية أنه عادة ما تكون مختلف عمليات الطباعة مكلفة، ما يستدعي الاستعانة بأطراف خارجية لإدارة عمليات الطباعة الخاصة بالمنظمة وهي الطريقة المثلى لخفض التكاليف الزائدة للطباعة، وعندما تسعين المنظمات بأطراف خارجية للطباعة، فإنها تقوم بتعيين طرف ثالث يكون مسؤولاً عن طباعة جميع المواد الرئيسية، وهذا يعني تجنب المزيد من بدائل خراطيش الحبر، وإصلاح أو استبدال الطابعة، أو أخطاء الطباعة.
- الاعتماد على الأجهزة الخاصة:
تعتبر تكاليف أنظمة الهاتف المكتبي مرتفعة، وفي الوقت الراهن، يمكن أن تستغني المنظمات غير الربحية الصغيرة عن أنظمة الهاتف المكتبي، خاصة وأنه اعتباراً من سنة 2013 أصبح 91٪ من البالغين يمتلكون هواتف خلوية شخصية، وإذا كانت الهواتف المكتبية غير ضرورية، فإن اعتماد الهواتف الخلوية الشخصية يعد أفضل حل لتقليص التكاليف العامة.
- البحث عن تخفيضات في أسعار خدمة توصيل البضائع للمنظمات غير الربحية:
من المهم أن تبحث المنظمات غير الربحية عن تخفيضات في خدمات التوصيل التي توفرها مختلف الشركات، وكمثال على ذلك نذكر شركة الخدمة البريدية الأمريكية، التي توفر تخفيضات للمنظمات غير الربحية المحلية الأمريكية لشحن مختلف أنواع السلع، إذا ما توفرت في هذه المنظمات جملة من المعايير؛ وخاصة إذا كانت تنتمي إلى مجالات الزراعة والتربية، أو ذات نشاط ديني وعلمي، وإلى قدامى المحاربين، وموظفي تسجيل الناخبين، والأحزاب السياسية الوطنية.
الموقع: كابتيرا
الكاتب: نيك موربوس
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
