كيف تقيم حفلاً سنوياً ناجحاً؟

ع ع ع

تمثل المناسبات السنوية فرصة مثالية لتقديم خدماتك وإثبات أنك اكتسبت ثقة المستفيدين والمانحين على حد السواء.

في الحقيقة، الاحتفال السنوي لمنظمتك غير الربحية مناسبة مثالية كي تشكر الموظفين والإداريين والمتطوعين نظير مشاركتهم الفاعلة ومساهمتهم الضخمة في تحقيق أهداف المنظمة. ويمكنك التطلع قدماً إلى تجاوز الحدود والأهداف السابقة التي رسمتها لنفسك من خلال تحفيز طاقم عملك عن طريق النظر إلى التحديات التي تجاوزتموها سوياً على مدار السنة.

وبناءً على الأهمية التي تكتسبها الاحتفالات التي تقام بصفة سنوية، يتوجب على مدراء المنظمات غير الربحية عدم إغفال مثل هذه الفرصة التي تسمح بتسليط الضوء على أهداف المنظمة وتساعد بذلك على تعزيز الصورة الذهنية الإيجابية عن المنظمة وتوسع أنشطتها وخدماتها وبرامجها. وللحرص على ضمان نجاح هذا الاحتفال وتحقيق الفائدة القصوى منه، يتعين عليك التقيد بمجموعة من الإجراءات وعدم الحياد عن العرف السائد في مثل هذه المناسبات.

لا تجعل المناسبة السنوية مقتصرة على الاحتفال فقط
يبدو الاحتفال ضرورياً في مثل هذه المناسبات، لكن الاقتصار على إمضاء وقت جيد بسبب مرور سنة إضافية على إنشاء منظمتك غير الربحية غير كافٍ على الإطلاق، حيث أن ذلك لن يساهم في الترويج لمنظمتك بالشكل الكافي ولن يكون له دور فعال في تطورها. لذلك، عليك التخطيط جيداً لمثل هذه المناسبات وإدارتها بالشكل الذي يسمح لك بالإشادة بتوجهات منظمتك.

عليك أن تكون ملماً بإنجازاتك وتشيد بها خلال الاحتفال
لن تكون قادراً على الاحتفال بإنجاز ما في حال كنت غير ملم بكافة تفاصيله. وبقدر ما تبدو هذه النصيحة بديهية، إلا أنها تلعب دوراً حاسماً في ضمان نجاح احتفالك السنوي، خاصة إذا كانت منظمتك ذات هيكل تنظيمي يفتقد لإشرافك على جميع المهام بصفة مباشرة. ولتحقيق ذلك، يمكنك دعوة جميع الأشخاص الذين شاركوا في أي نشاط له علاقة بالمنظمة طوال السنة، وتطلعهم على كافة أنشطة الحفل، ثم تطرح بعض الأسئلة المتعلقة بحملات التبرع السابقة وجمع المعلومات والتفاصيل المتعلقة بنشاط المنظمة خلال السنة الماضية.

التحضير المبكر للاحتفال
يتطلب الإتقان تحضيرات على المدى الطويل من أجل الإلمام بجميع التفاصيل وعدم التغاضي عن أي كبيرة أو صغيرة، والأمر سيان بالنسبة لمن يريد تنظيم حفل إحياء ذكرى سنوية يعلق في الأذهان بدءً من المدراء ووصولا لكافة الموظفين. ويتوجب عليك تخصيص الوقت الكافي للنظر في النشاطات التي ستنظم هذا الاحتفال، مع الحرص على مناقشة هذه المخططات مع كافة الأقسام داخل المنظمة من أجل تكوين نظرة شاملة حول هذا الحفل. علاوة على ذلك، يتعين عليك تخصيص المزيد من الوقت للدعاية والتسويق لحفلتك القادمة، ويمكن لبضعة أشهر أن تكون كافية لتحقيق مأربك.

قم بتضمين الحفل حملة لجمع تبرعات
ليس عيباً تضمين حملة مصغرة لجمع التبرعات داخل الحفل، لكن لا تجعل هذه الحملة الموضوع الرئيسي لحفلتك، أو تقوم بمنحها القسم الأكبر من الوقت المخصص للحفل، مما يخلق جواً من انعدام الراحة في خضم هذه المناسبة السنوية. ومن المعلوم أن مثل هذا الاحتفال سيمكنك من التفاعل مع المتبرعين الحاليين والمحتملين، لكن التركيز على إقناع كل واحد منهم بضرورة دفع مبلغ مالي معين على شكل تبرع سيضر بالجو العام للحفل.

امنح شيئاً في المقابل
يعتبر إحياء الذكرى السنوية لإنشاء منظمتك غير الربحية فرصة حقيقية لإظهار الامتنان لمساهمات المتطوعين والمتبرعين وطاقم العمل، حيث يتوقع هؤلاء الأشخاص أن يلقوا التقدير الكافي لمجهوداتهم طوال السنة الفارطة. ولذلك، يمكنك منحهم بعض الهدايا لإظهار امتنانك لهم، واحرص على أن تكون هداياك ذات علاقة بالمهمة نفسها.

إروي بعض القصص للحاضرين
تكتسي القصص أهمية كبرى لإضفاء الطابع الإنساني على العمل داخل المنظمات غير الربحية، حيث تسمح للناس بأن يطلعوا على ظروف العمل داخل المنظمة وأن يصبحوا مدركين لأهدافها ومهامها. وبإمكانك التحدث عن المصاعب التي واجهت أحد المتطوعين، فضلا عن المجهودات المبذولة لتجاوزها في سبيل تحقيق أهداف المنظمة.

استخدم المقاطع والصور
في بعض الأحيان، تكون الصور أبلغ من الكلمات، وهو ما يحيلك إلى ضرورة اعتماد المقاطع والصور التي سبق لك التقاطها خلال السنة الماضية ومحاولة عرضها على الحضور أو على حسابات المنظمة على مواقع التواصل الاجتماعي. وفي حال أردت إظهار هدف ما والترويج له، يمكنك اعتماد ترتيب معين لهذه المقاطع الرقمية بشكل يسمح للمتمعن بفهم المقصود منها.

ألق نظرة على الماضي
يمكن القول إن الاحتفال بالذكرى السنوية تمثل أرضية خصبة للتأثير على المستخدمين وقطف ثمار تضامنهم مع أهداف المنظمة. ويمكنك تحقيق ذلك من خلال إظهار محطات المنظمة غير الربحية السابقة، فضلاً عن الوجهة القادمة والأهداف التي تسعى لتحقيقها في المستقبل.

أطلق مبادرة أو برنامجاً ما
يمكنك استغلال الزخم الإعلامي والأنظار المتجهة نحو منظمتك غير الربحية في احتفالك بذكراها السنوية من أجل إطلاق برنامج أو مبادرة ما، على غرار حملة لإنشاء صندوق لتمويل المنح الدراسية أو برنامج ضخم لجمع التبرعات بالشراكة مع العديد من المنظمات غير الربحية الأخرى.

————————————————–

                                              الموقع: دونور بوكس      

  • هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
  •    

اشترك في نشرتنا البريديّة

scroll to top