مع بداية كل عام جديد، تستعيد المنظمات غير الربحية زخمها نحو تحقيق الأثر وتجديد استراتيجياتها في ضوء التحديات والفرص المتجددة. وفي هذا الإطار، قدّم موقع DonorDock الأميركي المتخصص في تنمية علاقات المتبرعين وتحسين كفاءة جمع التبرعات، مقالًا تحليليًا بعنوان “Nonprofit New Year” تناول فيه اثنتي عشرة خطوة عملية تساعد المنظمات غير الربحية على الانطلاق بقوة نحو عام أكثر استدامة وتأثيرًا.
ويقدّم البنك الثالث | موسوعة الإثراء المعرفي للقطاع غير الربحي هذا النص بترجمة حرفية مع حفظ الحقوق الأدبية للمصدر الأصلي، إسهامًا في نقل المعرفة العالمية وتمكين العاملين في القطاع من الاطلاع على أفضل الممارسات الدولية في الإدارة، التمويل، وبناء العلاقات مع المتبرعين.
بداية العام الجديد هي الفرصة المثالية لمنظمتك غير الربحية لإعادة الضبط، وإعادة التركيز، والتخطيط للنجاح. من خلال نهج مدروس لتحديد الأهداف، ومواءمة الرسالة، وبناء العلاقات، يمكنك وضع منظمتك على مسار عام من الأثر والنمو ذي الدلالة.
سواء كان ذلك بتنقيح استراتيجياتك، أو الاستثمار في فريقك، أو تعميق الروابط مع الداعمين، ستساعدك هذه النصائح العملية على الانطلاق بقوة!
1. حدّد أهدافًا واضحة
في نهاية العام، سترغب في أن تنظر إلى الوراء لترى ما إذا كان العام ناجحًا أم لا. ومع ذلك، ومع كل التقلبات صعودًا وهبوطًا في العمل اليومي، من الصعب فعل ذلك ما لم تكن لديك البيانات التي تعود إليها.
لهذا من المهم تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس للعام. مع وجود مسار واضح للمضي قدمًا يركّز على النمو والأثر والمشاركة، ستعرف إلى أين تتجه ويمكنك إجراء مراجعات منتظمة لمعرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.
1 . قسّم أهدافك السنوية إلى محطات ربع سنوية أو شهرية.
2 . أشرك فريقك في تحديد الأهداف للمساعدة في تعزيز الالتزام والمواءمة عبر الأقسام.
3 . استخدم معايير SMART (محددة Specific، قابلة للقياس Measurable، قابلة للتحقيق Achievable، ذات صلة Relevant، محددة بزمن Time-bound) لتقييم أهدافك.
تذكّر: المرونة أمر أساسي! إذا أدركتَ خلال العام أن هذه الأهداف لم تعد متّسقة مع رسالتك، فلا بأس في التغيير وإعادة تعريف النجاح لمنظمتك غير الربحية.
2. أعد الاتصال ببيان رسالتك
من السهل أن تضيع وسط روتين العمل اليومي وتسلك الطريق الأسهل، حتى وإن لم يكن متوافقًا مع رسالتك و الآن هو الوقت المناسب لإعادة النظر في بيان رسالتك والتأكد من أن برامجك و حَملاتك ورسائلك تتماشى معه.
نظّم جلسة عصف ذهني مع فريقك للتأكد من أن رسالتك لا تزال تعكس قيمك واحتياجات مجتمعك.
حلّل القرارات الكبرى التي اتُخذت خلال العام الماضي وقيّم مدى توافقها أو عدم توافقها مع رسالتك.
إذا قررت إجراء تغييرات في بيان الرسالة، فحدّث موقعك الإلكتروني ثم موادك التسويقية بلغة جديدة تُبرز تركيزك الحالي. و استغل هذه الفرصة للتواصل مع الداعمين وإيصال رسالتك المجددة إليهم.
3. راجع جُهودك في جمع التبرعات
لقد انتهى اندفاع نهاية العام في جمع التبرعات، والآن حان الوقت لبدء التخطيط للعام القادم. ولكن قبل أن تبدأ في التخطيط لحملتك التالية، توقّف قليلًا لتحليل ما نجح سابقا وصَقْل استراتيجياتك لجمع التبرعات للمرحلة القادمة بشكل أقوى!
- قيّم العائد على الاستثمار (ROI) للحملات السابقة وحدّد أيٌّ من حملاتك ونداءاتك كان له الأثر والنجاح الأكبر.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا تحديثيًا، واطلب من المتبرعين تزويدك بتغذية راجعة حول تجربتهم في التبرع وتفاعلهم مع منظمتك لتحديد مجالات التحسين.
- استخدم البيانات لتحديد فئات المتبرعين التي تحتاج إلى إعادة تفاعل أو اهتمام خاص.
- حدّث نظام إدارة علاقات المتبرعين (CRM) في منظمتك.
- هل يعمل نظام إدارة علاقات المتبرعين في منظمتك بالكفاءة التي تحتاجها؟ بداية العام هي الوقت المثالي لتقييم أدائه، وتنظيف بيانات المتبرعين، وصقل استراتيجيتك للأشهر القادمة.
4. أعد تقييم احتياجاتك من النظام (CRM):
هل لا تزال تعتمد على أدوات قديمة أو جداول بيانات تُبطئ عملك؟ فكّر في الترقية إلى نظام CRM مصمَّم خصيصًا للمنظمات غير الربحية.
هل لديك بالفعل نظام CRM ولكن يحتاج إلى تحديث؟ اطّلع على كيفية استفادة المنظمات الأخرى من أنظمتها لاكتشاف استراتيجيات ربما لم تفكر بها من قبل.
نظّف ونظّم بياناتك:
أزل السجلات المكررة للمتبرعين لضمان دقة التواصل والتقارير.
قسّم المتبرعين بناءً على سجل التبرعات، أو المشاركة في الفعاليات، أو الاهتمامات لإنشاء حملات أكثر تخصيصًا.
أتمت تواصلك:
أنشئ تدفقات عمل آلية لإعادة التفاعل مع المتبرعين المنقطعين أو للترحيب بالمتبرعين الجدد.
جَدْوِل رسائل مخصّصة لفئات المتبرعين المختلفة لضمان أن يكون تواصلك في الوقت المناسب وذو صلة.
إن إبقاء نظام CRM محدثًا ومحسّنًا لا يوفّر الوقت فحسب، بل يعزز أيضًا قدرتك على التواصل مع الداعمين بطرق أكثر عمقًا ومعنى.
5. قوِّ فريقك
بداية العام هي الوقت الأمثل للتركيز على بناء فريقك. إن الاستثمار في تطوير العاملين من خلال التدريب، أو ورش العمل، أو اللقاءات الجماعية يمكنه أن يعيد الحيوية للفريق، وينمّي مهارات جديدة، ويعزز روح الترابط الداخلي سواء كان ذلك تدريبًا على القيادة، أو ورش عمل في جمع التبرعات، أو جلسات تُعنى بالصحة النفسية والعافية، فإن إعطاء الأولوية للنمو يبيّن لفريقك أنهم محل تقدير، ويهيّئ الجميع للنجاح.
كما يُعد هذا الوقت مناسبًا للتخطيط للمؤتمرات المستقبلية، بسبب أنّ حضور المؤتمرات يمنح فريقك فرصة للتواصل مع محترفين آخرين في القطاع غير الربحي، واكتشاف أفكار جديدة، وصقل مهاراتهم في إدارة المتبرعين والمشاركة وجمع التبرعات. بالإضافة إلى ذلك، فإن استكشاف الأدوات والموارد الجديدة يمكن أن يساعد منظمتك غير الربحية على الازدهار خلال العام القادم.
6. مَكِّن مجلس إدارتك
يمكن لأعضاء مجلس الإدارة أن يؤدّوا دورًا محوريًا في جمع التبرعات، لكنهم يحتاجون إلى توجيه واضح وأدوات مناسبة للنجاح.
حدّد أهدافًا واضحة:
ضع أدوارًا محددة لكل عضو في المجلس في مجال جمع التبرعات، مثل استضافة الفعاليات، أو التعريف بمتبرعين محتملين، أو تأمين الرعايات. إن وضوح التوقعات يجعل من السهل عليهم اتخاذ الخطوات اللازمة.
قدّم التدريب والموارد:
وفّر تدريبًا على جمع التبرعات لزيادة ثقتهم في طلب الدعم، ومشاركة رسالة المنظمة، والدفاع عن قضيتها. زوّدهم بموارد مثل نقاط الحديث، والمواد التعريفية بالمتبرعين، وقصص النجاح.
تابع واحتفِ بالتقدّم:
أنشئ تقريرًا لمتابعة جهودهم ومساهماتهم. يساعد ذلك على إبقاء الجميع متحفزين، ويتيح لك الاحتفال بالنجاحات سواء كانت كبيرة أو صغيرة على طول الطريق. لأنه عندما يشعر أعضاء المجلس بالدعم والتمكين، يصبحون سفراء واثقين لرسالة منظمتك غير الربحية.
7. تواصَل مع المتطوعين
ابدأ العام بإشراك مُتطوعيك وتهيئة بيئة تضمن مشاركة ذات معنى ومستدامة على المدى الطويل. خطّط لفَعاليات، أو جلسات تدريبية، أو مناسبات تقدير لإعادة التواصل، و إلهاَمهم، و إظهار امتنَانك لهم و حدّد أدوارًا ومسؤوليات واضحة حتى يفهم المتطوعون مكانهم وكيف تُسهم جهودهم في تحقيق رسالتك.
وفيما يلي بعض الطرق للحفاظ على تفاعل المتطوعين وتحفيزهم طوال العام:
دعوات للفعاليات:
ادعُ المتطوعين إلى الفعاليات ليس فقط كمنفذين أو مساعدين، بل مشاركين أيضًا حيث يجعلهم إشراكهم في الصورة الأكبر يشعرون بالتقدير والانتماء لرسالتك.
التغذية الراجعة والمشاركة:
اطلب آراءهم من خلال الاستبيانات أو المحادثات الفردية. إظهار تقديرك لملَاحظاتهم يعزز الثقة ويساعد على تحسين تجربتهم التطوعية.
قصص الأثر:
شارك قصصًا حقيقية عن أثر وقتهم وجهودهم لأنّ إبراز الفارق الذي يصنعونه يمنحهم دافعًا قويًا وإحساسًا بالرضا.
بناء المجتمع:
أنشئ فرصًا للمتطوعين للتواصل مع بعضهم البعض، مثل اللقاءات الاجتماعية أو المشاريع الجماعية أو أنشطة بناء الفريق لأنّ وجود مجتمع قوي يخلق شعورًا أعمق بالانتماء والمشاركة المستمرة. ومن خلال التواصل المنتظم، والتقدير، وإتاحة فرص الترابط، سيبقى المتطوعون متحمسين ومستثمرين في رسالتك طوال العام.
8. ابنِ علاقات مع كبار المتبرعين
يوجد ثلاثة أسئلة رئيسية يطرحها كل متبرع في داخله:
هل يمكنني الوثوق بكم؟
هل تهتمون بي أم فقط بأموالي؟
هل أحدثُ أثرًا حقيقيًا؟
الآن هو الوقت المناسب للتركيز على تعميق العلاقات مع كبار المتبرعين: ساعدهم في الإجابة عن هذه الأسئلة من خلال تخصيص وقت للتواصل معهم، سواء وجهًا لوجه، أو عبر الهاتف، أو حتى من خلال رسالة مكتوبة بخط اليد.
إن بناء الألفة، ومشاركة المستجدات، وإظهار الشفافية كلها عوامل تساعد كبار المتبرعين على الشعور بالثقة، و بأنك تهتم بهم فعلًا، وأن تبرعاتهم تُحدث أثرًا حقيقيًا. وإذا كنت تبدأ لتوّك في إدارة علاقات كبار المتبرعين أو في بناء برنامج خاص بهم، فيُستحسن الاطلاع على الموارد المخصّصة لذلك لتبدأ المرحلة القادمة بخطوة ثابتة.
9. تَعاوَن مع الشركاء
إن بناء شراكات قوية يمكن أن يضاعف أثرك ويساعدك على الوصول إلى جماهير جديدة لذلك حدّد الشركات المحلية، أو المنظمات غير الربحية، أو المجموعات المجتمعية التي تشترك معك في الأهداف أو تخدم جمهورًا مشابهًا ويمكن للتعاونات المتبادلة المنفعة أن تؤدي إلى حملات إبداعية، أو فعاليات مشتركة، أو موارد مُشتركة تعزّز قوة الطرفين.
وفيما يلي بعض الأفكار للتعاون:
تنظيم فعالية مشتركة:
تعاون مع شركة محلية لاستضافة حملة تبرع، أو ورشة عمل، أو فعالية مجتمعية.
الترويج المتبادل:
شارِك أعمال بعضكم البعض عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو النشرات البريدية أو المواقع الإلكترونية لتوسيع نطاق الظهور.
استحواذ مؤقت على وسائل التواصل الاجتماعي:
اسمح لأحد المتطوعين أو المستفيدين أو منظمة غير ربحية أخرى بإدارة حساب منظمتك لفترة قصيرة، ويتمثل الهدف من ذلك في مشاركة محتوى متنوع والتفاعل مع الجمهور لزيادة المشاركة وتوسيع الوصول.
رعاية البرامج:
تعاون مع شركة لرعاية مبادرة أو حملة محددة ثم تأكّد من تسليط الضوء على هذه الشراكات في اتصالاتك الإعلامية لتُبرز الأثر الجماعي وتُلهم الآخرين للانضمام إلى رسالتك.
10. ركّز على التبرعات المتكرّرة
من المحتمل أنك انتهيت للتو من أكبر حملة لجمع التبرعات في العام، مما يجعل فكرة إطلاق حملة جديدة أمرًا مرهقًا. فلنعترف، المتبرعون أيضًا ليسوا مستعدين لطلب آخر في الوقت الحالي لذلك فإن بداية العام هي الوقت المثالي للتركيز على التبرعات الشهرية المتكرّرة!
خصّص وقتًا للتواصل مع مُتبرعيك عبر ملخّص لأبرز إنجازات العام الماضي، ونظرة على أهدافك للعام الجديد ثم استخدم هذه المناسبة للترويج لخيار التبرع الشهري من أجل إنشاء مصدر دخل مستدام على مدار العام.
شارِك مع المتبرعين قصصًا تُظهر الأثر المستمر للتبرّعات الشهرية، حتى إن كان لديك متبرع قدّم 100 ريال شهريًا طوال العام الماضي، أدرج قصة توضّح بالتحديد كيف أثّرت تبرعاته في المجتمع.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أن توضّح للمتبرعين ماذا يعني تبرع شهري لرسالتك. على سبيل المثال: قد تقول جمعية لإنقاذ الحيوانات «تبرع شهري بقيمة 50 ريالا يوفّر شهرًا من الطعام للجائع الواحد».
11. ابدأ في تخطيط فَعالياتك
من خلال تنظيم جدول فعَالياتك من الآن، تضمن لنفسك عامًا أكثر سلاسة وأقل توترًا سواء كنت تخطط لحفلات جمع التبرعات، أو فعاليات تقدير المتطوعين، أو برامج تواصل مجتمعي، لأنّ تحديد التواريخ والمحاور والأهداف مسبقًا يمنحك مساحة كافية للترويج والاستعداد وربط جميع التفاصيل معًا.
كما أن التخطيط المبكر يعني إمكانية حجز المواقع والمتحدثين والرعاة قبل أن تمتلئ جداولهم، ويساعدك على إبقاء فعالياتك متّسقة مع أهدافك الكبرى. بالإضافة إلى ذلك، فهو وسيلة فعالة للحفاظ على تفاعل المتبرعين والمتطوعين والداعمين طوال العام.
12 . اشكر مُتبرعيك
ابدأ العام بالامتنان من خلال إظهار مدى تقديرك لدعم متبرعيك! لأن التعبير عن الامتنان للمتبرعين هو مفتاح للحفاظ على تفاعل قاعدة المتبرعين لديك. سواء عبر رسائل صادقة، أو بريد إلكتروني شخصي، أو حتى مكالمة هاتفية سريعة، فإن تخصيص وقت للاعتراف بكرمهم يعزز روابطك بهم ويبني ولاءً طويل الأمد ثم فكّر أيضًا في مشاركة قصص نجاح أو تحديثات من منظمتك تُظهر للمتبرعين الأثر الملموس الذي أسهموا في تحقيقه.
إن بدء العام بتقدير صادق يهيئ الأجواء لدعم مستمر وتفاعل أعمق.
13. احتفِ بالإنجازات الصغيرة
ابنِ الزخم وهيّئ أجواء إيجابية للعام القادم من خلال الاعتراف بإنجازات فريقك الصغيرة خلال الربع الأخير! خصّص وقتًا للاحتفال بالمساهمات الفردية ومحطات الفريق، سواء عبر اجتماعات الفريق، أو نشرات داخلية، أو حتى استراحة قهوة غير رسمية.
لا تبقي مشاركة هذه النجاحات علنًا على وسائل التواصل الاجتماعي فريقك متحفزًا فحسب، بل تشرك جمهورك أيضًا وتقوّي ارتباطهم برسالتك.
استخدم النجاحات الصغيرة كـ محطات مرحلية لإظهار التقدّم نحو الأهداف الكبرى. إن التأمل في هذه اللحظات صغيرة كانت أو كبيرة يعزّز الروح المعنوية، ويقوّي الثقة، ويذكّر الجميع بقيمة جهودهم.
و يخلق الاحتفال على طول الطريق بيئة يشعر فيها الفريق بالتقدير والحماس، وجاهزًا لصنع أثر أكبر والبداية القوية تضع النغمة لعام حافل بالأثر والتفاعل والنمو من خلال الاستراتيجيات المذكورة أعلاه. أيٌّ من هذه الاستراتيجيات ستبدأ بتطبيقها اليوم لتصنع مستقبلًا أكثر إشراقًا لرسالتك؟
إن العام الجديد ليس مجرد بداية زمنية، بل فرصة استراتيجية لإعادة التوازن بين الطموح والواقع داخل المنظمات غير الربحية، وتجديد الالتزام بالرّسالة والقيم التي تأسست من أجلها، لأنّهُ بين مراجعة الأهداف، وتمكين الفريق، وتعزيز الثقة مع المتبرعين والشركاء، تكمن ملامح النجاح الحقيقي الذي يرسّخ الاستدامة ويعمّق الأثر.
ولعل ما يجعل هذه الممارسات أكثر أهمية هو قدرتها على تحويل العمل غير الربحي من الاستجابة إلى المبادرة، ومن التخطيط القصير المدى إلى البناء المستمر لأنّ كل خطوة واعية نحو التطوير هي استثمار في أثرٍ أبقى، وفي مجتمعٍ أكثر نضجًا وقدرة على صناعة الخير بكفاءة واحتراف.
المقال مستلهم بتصرف من محتوى منشور على موقع DonorDock، مع حفظ الحقوق الأدبية للمصدر الأصلي.
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
