كلما ازدهرت المنظمات غير الربحية، زادت يقيناً بأن جداول بيانات برنامج إكسل (Excel) والبرمجيات الأساسية الخاصة بها لم تعد فعالة. فبدلاً من التركيز على الإستراتيجية وجمع الأموال، يهدر الموظفون وقتهم في حل المشاكل الناجمة عن الفوضى. وفي هذا الإطار، تقدم التقنيات التي صممت خصيصاً للمنظمات غير الربحية حلاً ناجحاً لرفع مستوى إنتاجيتها. كما تساعد هذه التقنيات على تنظيم عمل الفريق من خلال مجموعة واسعة من الميزات المصممة خصيصاً لمهام المنظمات غير الربحية. لذلك، عند شراء تقنيات جديدة، تأكد من طرح هذه الأسئلة الأساسية:
- ما نوع التقنيات التي تحتاجها المنظمة؟
- ما هي الخيارات المتاحة لميزانيتك؟
- كيف يمكنك إدماج التقنيات الجديدة مع الأنظمة والبيانات والأجهزة الحالية؟
- ما هو التدريب والدعم المتاح؟
- ما هو رأي العملاء الحاليين والسابقين؟
- ما نوع التقنيات التي تحتاجها المنظمة؟
يعتبر تحديد نوع التقنيات التي تحتاجها المنظمة غير الربحية أمراً ضرورياً. وهناك فئات متعددة من البرمجيات، منها ما يتعلق بتنظيم العلاقة مع المتبرعين، وجمع التبرعات، والمحاسبة. لذلك، ينبغي على المنظمة شراء التقنيات التي تحتاجها فقط. في المقابل، إذا كنت تعرف أن منظمتك غير الربحية تحتاج إلى مجموعة واسعة من التقنيات ذات وظائف مختلفة، فيمكنك أن تختار أكثر من تقنية من بين هذه الفئات.
- ما هي الخيارات المتاحة لميزانيتك؟
على الرغم من أنه من المهم الاستثمار في التقنيات، إلا أنه ليس من الضروري إهدار الأموال في تقنيات لن تستخدم. ومن بين العوامل التي تساهم في زيادة سعر التقنيات، سعتها، ومدى تكيفها مع حاجيات المنظمة، بالإضافة إلى احتوائها على الوظائف الإضافية. بناءً على ذلك، فإن أفضل طريقة للموازنة بين الميزانية واختيار التقنيات هو التخطيط المسبق. كما يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عن المجالات التي تشهد نمواً سريعاً في المنظمة.
- كيف يمكنك إدماج التقنيات الجديدة مع الأنظمة والبيانات والأجهزة الحالية؟
يجب أن تتناسب التقنيات الجديدة مع عملياتك، خاصة إذا كنت تضيفها إلى الموجودة بدلاً من استبدالها. وعلى هذا الأساس، يعتبر إدماج التقنيات التي يتم اقتناؤها من قبل نفس المزود، أو التي تم إنشاؤها على نفس المنصة، أسهل من إدماج تقنيتين مختلفتين تماماً. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري أخذ بيانات المنظمة بعين الاعتبار، إذ تعد الملفات الشخصية للجهات المانحة والسجلات المالية والبيانات الأخرى من بين أهم أصولك، لذلك يجب نقلها بنجاح للتقنيات الجديدة.
- ما هو التدريب والدعم المتاح؟
إن استخدام تقنيات جديدة أمر صعب، لذلك يحتاج فريق عمل المنظمة إلى المساعدة عندما يتعلق الأمر بالعمليات المعقدة. ومن هذا المنطلق، ينبغي على المنظمة أن تطلب دائماً من مقدمي الخدمة توفير حصص تدريبية لمساعدة الموظفين على إتقان العمل على التقنيات الجديدة.ويتم ذلك عن طريق توفير دعم الخبراء، والكتيبات، بالإضافة إلى منتديات دعم العملاء. ففي الواقع، إن جودة التدريب والدعم تؤثر بشكل كبير على نجاح التقنية الجديدة على المدى البعيد، لذلك، ينبغي على المنظمة أن تأخذ بعين الاعتبار هذه العوامل عند اختيار مقدمي الخدمات.
- ما هو رأي العملاء الحاليين والسابقين؟
من الطبيعي أن تقتصر كل شركة على إبراز الخصائص المميزة لمنتجاتها على موقعها على الإنترنت لشد اهتمام العملاء المحتملين. ولكن لا يمكن أن تتخذ المنظمة قرار شراء التقنيات من خلال مجرد الاطلاع على الجانب الإيجابي فقط من المنتج.
فعندما يتعلق الأمر بالاستثمار في مستقبل منظمتك، ينبغي التأكد من مدى فعالية هذه التقنيات. ويتم ذلك من خلال الاستفادة من ردود أفعال مختلف الجهات، على غرار دراسات الحالات، والمنتديات ومواقع الويب، بالإضافة إلى تجارب المنظمات غير الربحية الأخرى. وبالتالي، يجب على المنظمة أن لا تعتمد على مقدم الخدمة فقط لتحديد نقاط قوة وضعف البرمجية.
وعلى الرغم من أن تغيير التقنيات في صلب المنظمة غير الربحية ليس أمراً سهلاً، إلا أن طرح هذه الأسئلة ستساعدك في إيجاد التقنية الأنسب لمنظمتك في وقت قياسي.
الموقع: غايد ستار
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
