الالتزام باتباع مدونة أخلاقية والعمل على تطويرها:
يمكنك اكتساب ثقة الجهات المانحة من خلال تطوير مدونة أخلاقية والالتزام بها. ويجب عليك انتهاج الصدق وتحري الدقة عند اتصالك بالمانحين والتعامل معهم، خاصة عند جمع الإيرادات. وفي الواقع، إن العناصر الصغيرة والتفاصيل الدقيقة قادرة على إحداث فرق كبير على مستوى هذه العلاقات. ويشمل ذلك الحفاظ على سرية البيانات الخاصة بالمتبرعين، والحصول على إذنهم قبل استخدام صورهم في المواد الترويجية الخاصة بمنظمتك.
كما يتعين عليك تقديم التقارير التي تطلبها الجهات المانحة للمصروفات بصفة فورية، ناهيك عن احترام القيود التي تفرضها مقابل ما تمنحه لصالح منظمتك غير الربحية. وفي حال كان المتبرع يريد أن تظل هويته مجهولة، فعليك التقيد بشروط الخصوصية واحترام رغبته. وفي مرحلة أخيرة، يمكنك كتابة وثيقة حقوق الجهات المانحة، التي تؤكد مدى التزام منظمتك غير الربحية بأهدافها والتزامها تجاه المتبرعين، بشكل واضح.
تقييم النتائج بصدق وشفافية:
إذا أردت مواصلة جذب اهتمام الجهات المانحة، فإنه عليك أن تبين لهم مدى النجاح الذي تحققه منظمتك غير الربحية عند قيامها بمهامها على نحو مستمر. حيث يتوجب عليك البحث عن التعليقات التي تتحدث عن منظمتك غير الربحية لتتمكن من تقييم أدائها وفاعليتها، بالإضافة للتعرف على مواطن الخلل والعمل على إصلاحها.
إن إبقاء المتبرعين على إطلاع بمختلف أنشطة منظمتك وإنجازاتها مسألة غاية في السهولة اليوم، من خلال مواقع التواصل الاجتماعي أو تطبيقات التراسل أو حتى الرسائل النصية والبريد الإلكتروني، فضلاً عن نشر تقاريرك في الصحف المحلية والوسائل الإعلامية لتعزيز الثقة العامة بمنظمتك، عن طريق تحسين صورتها في المنابر الإعلامية. وأثناء حملات جمع التبرعات، يمكن مشاركة بث حي على مواقع التواصل الاجتماعي لتوثيق نشاطك وبيان وجهة التبرعات.
الحفاظ على السجلات التي توثق المعاملات المالية:
عليك الجمع بين التقييم النزيه للنتائج المتحصل عليها والشفافية المالية، لكي تظهر كيفية تعامل منظمتك مع التمويل الذي تتلقاه من الجهات المانحة. فعلى سبيل المثال، يتطلب إنشاء منظمة غير ربحية في كندا وإدارة عملياتها الاحتفاظ بالسجلات المالية وإعطائها لوكالة الإيرادات الكندية لتتولى النظر فيها والتحقق من الإيرادات والنفقات والمهمات التي قمت بها. وتتبع الوكالة مصادر جميع التبرعات التي تلقيتَها، وتحتفظ بجميع سجلاتك المالية، على غرار وثائق الائتمان، والبيانات المالية، فضلا عن الحسابات البنكية وسجلات الرواتب.
إلى جانب ذلك، عليك عدم التخلص من المستندات الهامة التي تتعلق بمنظمتك غير الربحية، على غرار العقود والاتفاقيات التي تبرمها مع المتبرعين، فضلاً عن التقارير السنوية وجميع السجلات التي تتعلق بقدرتك على الوفاء بالتزاماتك المالية. ومن الضروري الاحتفاظ بالفواتير وأوامر البيع والشراء وقسائم الإيداع المصرفي لتيسير معاملات منظمتك غير الربحية مع طلبات المراجعة الحكومية الصارمة.
إنشاء سياسات واضحة:
يمكن للسياسات الواضحة أن تجنبك مشكلة التضارب في المصالح، حيث أن هذه الشفافية تمنحك خطة للكشف عن المعلومات العامة في مثل هذه الحالات. لذلك، عليك وضع قواعد واضحة ليتبعها مجلس إدارتك ومديره في حال رغبت في إضفاء الاحترافية على طريقة إدارتك للمنظمة، وإجبار المسؤولين على الاستقالة في حال مواجهتهم لقضايا تتعلق بسوء توظيف الموارد، بالإضافة إلى التأكد من أنهم لا يضغطون على الأفراد أو الشركات الأخرى للحصول على التبرعات.
عند اختيارك للمتطوعين الذين سيشاركون في المهام التي تقوم بها منظمتك غير الربحية، تأكد من أنهم على دراية بأهدافها وأفضل إنجازاتها؛ فهم يمثلون واجهة هذه المنظمة ويعتبرون بمثابة سفراء لعلامتك التجارية، والأمر سيان بالنسبة لأعضاء مجلس الإدارة. والجدير بالذكر أنك تملك مسؤوليات متعددة تجاه المتطوعين والموظفين الذين يتقاضون الرواتب، وهو ما يستوجب وضع سياسات واضحة تلزم كل طرف بالتزام حدوده وأداء المهام الموكلة إليه.
تحسباً لفشل أحد الموظفين في تلبية المعايير الأخلاقية لمنظمتك غير الربحية، يجب عليك وضع بعض السياسات وجعلها مستساغة وواضحة للجميع، وهو ما سيساعد على تفادي منظمتك غير الربحية الوقوع في المآزق الأخلاقية المحتملة وتعزيز بيئة المساءلة. ومن شأن المزج بين الوعي الأخلاقي والشفافية والالتزام أن يساهم في تعزيز مكانة منظمتك غير الربحية وتعزيز سمعتها الاجتماعية ومساعدتك على تقديم يد العون للمزيد من الأشخاص.
_______________________________________
الكاتب: مجموعة “كويك بوكس كندا”
الموقع: كويك بوكس
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
