غالبا ما تُتخذ القرارات السيئة في مكان العمل كل يوم، نتيجة عدم وضوح عملية صنع القرار، ونقص المحادثات والاجتماعات اللازمة لدراسة القرارات، وعدم اتخاذها مع المجموعة. وعادة ما تكون القرارات المتخذة جماعياً أفضل وأكثر فعالية، خاصة إذا ما عبر رئيس المنظمة بوضوح عن رغبته في إشراك المجموعة في اتخاذ هذه القرارات.
ومن المهم جدّا أن يكون رئيس المنظمة صريحاً بخصوص المنهج الذي يخطط لاستخدامه لصنع القرار، ودوافعه، وأن يحدد مسبقاً توقعات واقعية حول أدوار مختلف أفراد المنظمة. وهناك خمس طرق متميزة للوصول إلى قرار جماعي فعّال، وتجنب الأضرار الناجمة عن اتخاذ قرار غير مدروس داخل المنظمة.
1. الإجماع على قرار معين
تعتبر القرارات المجمع عليها من القرارات التي عبر جميع أفراد المجموعة بوضوح عن دعمهم لها. وهذا لا يعني دائما أن الجميع موافق على مختلف نواحي القرار المقترح. ولكن يمكن النظر لاحقاً في هذه النواحي وتصنيفها ضمن “تلك التي لم يتم الاتفاق عليها بالإجماع بعد”، بينما يبدأ العمل في النواحي التي لقيت توافقا في الآراء من قبل جميع الأفراد.
وفي حال كان الاجتماع افتراضيا، حيث تكون المناقشات متقطعة، على رئيس المنظمة النظر في التوقيت الذي سيقضيه مع المجموعة في الاجتماع عبر الإنترنت، ومتى يتطلب الأمر إجراء استطلاع منفصل أو مناقشة خارج الاجتماع.
2. الحصول على الموافقة
يعتبر الحصول على موافقة أفراد المجموعة على قرار معين، أقرب إلى ضرورة الحصول على إذن من قبل كل الأفراد قبل التمكن من المضي قدماً في مناقشة بقية القرارات في الاجتماع. فعلى سبيل المثال، قد يتضمن الاجتماع ممثلين عن عدة مهام داخل المنظمة غير الربحية، مثل التسويق والموارد البشرية وخدمة العملاء.
في هذه الحالة، يحتاج جميع الممثلين إلى الاتفاق حول التفاصيل المهمة المتعلقة بخطة إطلاق خدمة رئيسية جديدة داخل المنظمة. أما إذا لم تنل المجموعة موافقة أحد الممثلين على خطة معنية، فقد لا يتم إطلاق هذه الخطة على الوجه الذي تم التخطيط له مسبقاً.
من هذا المنطلق، يجب على رئيس المنظمة تحديد النقاط التي يتفق حولها جميع أفراد المجموعة، والتأكد من أن الجميع على بينة من نتائج الموافقة، أو عدمها. كما ينبغي أن يطلب من الذين لم يوافقوا على قرار معين أن يحددوا بالضبط ما هي النواحي التي يجب النظر فيها وتعديلها، للحصول على موافقتهم في الأخير.
3. الحل الوسط
يعتبر التوصل إلى حل وسط بمثابة التفاوض أو التسوية. ويجب أن تكون لرئيس المنظمة فكرة مسبقة عن وجهات نظر المشاركين في الاجتماع، إما من خلال المقابلات أو المحادثات عبر الإنترنت، أو بطريقة أخرى. وخلال الاجتماع، يقر رئيس المنظمة علناً بالمجالات التي قد تكون فيها الحلول الوسطية ضرورية للتوصل إلى اتفاق يرضي جميع الأطراف، ويطلب من المشاركين طرح أفكار وسطية ممكنة، إما من خلال المناقشة الشفاهية أو من خلال النقاش عبر الإنترنت. وإذا كانت هناك حاجة إلى المزيد من المناقشة بعد هذا الاجتماع، فعلى رئيس المنظمة أن يطلب من المتطوعين وضع خيارات لينظر فيها الفريق بأكمله في أقرب وقت ممكن.
4. عدّ الأصوات
يعتبر عد الأصوات من بين الطرق الشائعة التي يتم من خلالها اتخاذ القرارات، وإن كانت ضعيفة نوعاً ما. في هذا السياق، يجب تخصيص الوقت الكافي لإجراء مناقشة معقولة مسبقا، إما عبر الإنترنت، أو في اجتماع سابق. كما يمكن إجراء التصويت في حد ذاته مسبقا ودون الحاجة إلى الإنترنت (إما بصفة مجهولة أو علنية)، مع تحديد ما إذا كان التصويت على قرار معين يجب أن يتم بالإجماع أو إذا ما سيتم العمل برأي الأغلبية. كما يجب التخطيط بعناية لهذا التصويت، خاصة إذا كان لبعض المشاركين تأثير غير ضروري على أصوات الآخرين.
5. التشاور
يتعين على قائد الفريق أن يوضح أنه ببساطة يسعى إلى طلب رأي جميع المشاركين في الاجتماع حول قرار معين، وشرح كيف ومن قبل من سيتم اتخاذه. وفي حال الاجتماع عبر الإنترنت، يمكن لرئيس المنظمة أن يطلب مداخلات من أفراد المجموعة باستخدام مختلف أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت. وإذا تمكن المشاركون من معرفة آراء بعضهم البعض واتخاذ القرارات الصائبة بناء عليها، فمن المرجح أن يعود ذلك بالنفع على المنظمة ككل.
وفي نهاية المطاف، يتحتم على رئيس المنظمة اختيار الطريقة المناسبة التي يمكنه اعتمادها للتوصل إلى قرار جماعي صائب وناجع. كما يجب عليه أن يشرح بالضبط كيف سيتم إشراك أفراد المجموعة قبل وخلال وبعد الاجتماع، في عملية اتخاذ القرارات. وينبغي عليه أن يذكر الجوانب العديدة لما سيترتب عن القرار الجماعي. وعند التوصل إلى القرار المناسب، يجب إبلاغ الجميع. وكلما زاد فهم أفراد المجموعة لكيفية التوصل إلى القرار، زاد احتمال رغبتهم في المشاركة الكاملة في اتخاذ القرارات مستقبلا.
————————————–
الموقع: غايد ستار
الكاتب: وايلد أبريكوت
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
