ينبغي أن تحتفظ المنظمات غير الربحية بالمستندات الإدارية إلى جانب الوثائق التي تنظم الإجراءات الداخلية، بما في ذلك الوثائق المتعلقة بالصحة والسلامة والحقوق والمظالم وحماية الطفل والاتصالات.
وفي هذا الإطار، تطرق موقعنا إلى كيفية كتابة المستندات المالية، كما يمكن تطبيق النصائح التي قدمت في السابق حول كتابة العديد من الوثائق الداخلية. ولكن، قبل أن نبدأ في صياغة القانون الداخلي ستحتاج أولاً للعثور على النموذج المناسب، بالإضافة إلى مجموعة من الأوراق والأقلام والملصقات من أجل تمرين العصف الذهني، وبعض الوقت للقيام ببحث بسيط.
- أعثر على نموذج:
كما هو الحال بالنسبة لكتابة المستندات الإدارية، فإن استخدام النماذج الجاهزة يسهل إنجاز هذه المهام.
ولئن كانت روح إدارة المنظمات غير الربحية تختلف قليلاً حسب الدول، إلا أن الضوابط والخدمات المالية المتاحة في تلك الدول قد تختلف باختلاف بعض النقاط القانونية. ولكن يبقى لهذه النماذج دور هام في اختصار الطريق وربح الوقت.
- لا تنس أن تعمل بمبدأ حافظ على قصر الوثيقة وروعتها وبساطتها:
إن هذا المبدأ مهم جداً عند كتابة الوثائق المتعلقة بالإجراءات الداخلية، لأنه ليس بإمكان الأفراد التعامل مع وثائق لا يفهمونها، فالتوصيات يجب أن تكون واضحة وموجزة ليسهل على الشخص تذكر محتوى الوثيقة.
والجدير بالذكر أن بعض الناس قد يتجاهلون الأوامر عن غير قصد لأنها بكل بساطة لم تكن واضحة كتابياً، أو لأن النقاط المهمة قد ضاعت بين أسطر الصفحات الكثيرة. وإن كان من الضروري كتابة بعض الوثائق الرسمية بشكل صارم وبطريقة قانونية، فإن تطبيق هذه الطريقة فيما يتعلق بالإجراءات الداخلية قد يكون له نتائج عكسية. فالغرض الأساسي من استخدام اللغة هو تمكن الناس من فهمها بسهولة.
- مارس العصف الذهني من أجل توقع أحلك السيناريوهات:
توضع معظم السياسات الداخلية كإجراء وقائي. وطالما أن الأفراد يتبعون القواعد فإنه يمكن تجنب أسوأ السيناريوهات. ولكتابة نظام داخلي يحقق هذا الهدف من الضروري أخذ أسوأ السيناريوهات المحتملة بعين الاعتبار.
وتعتبر ممارسة العصف الذهني مع الزملاء من أفضل السبل للقيام بذلك، ومن المفيد أيضا إشراك المتطوعين الذين يعملون في منظمتك منذ فترة طويلة. ثم فكر في كل الأمور التي حدثت في الماضي والتي تتعلق بالإجراءات المالية، ثم تساءل عما دفعك لكتابة هذه الوثيقة؟ هل فقدت أموالاً في الماضي؟ أم تم استخدام بطاقة الائتمان الخاصة بمنظمتك بشكل خاطئ؟ أم أن بطاقة المنظمة قد سرقت؟ أم أن توقيع الشيكات يستغرق الكثير من الوقت؟ وإن كانت لديك تجارب سيئة في الماضي فسجلها.
بعد ذلك، وزع على الفريق ملصقات الملاحظات، وامنحهم الوقت الكافي لممارسة العصف الذهني حول الأخطار المحتملة في بعض الجوانب، أو نقاط الضعف المتعلقة بالإجراءات المالية. وعند الانتهاء من هذه المهمة، علق تلك الملصقات على ورقة على الحائط، واجمع الملصقات المتشابهة مع بعض. وكلما تشابه محتوى تلك الملصقات كان لها دلالة على وجود خلل مثير للاهتمام في منظمتك، جعل أكثر من شخص يتفطن له.
- الإجراءات الوقائية:
بمجرد الانتهاء من إجراء بعض البحوث حول الأخطار المحتملة والموجودة داخل مؤسستك، فقد حان الوقت للبحث بين تلك النماذج والتأكد من أنها تتناسب مع تلك المشكلات التي ذكرتها سابقاً. وبعد تجميع الإشكاليات التي قد تتعرض لها منظمتك، يمكن أن تلخّص أكبر مخاوفك في شكل عبارات، ثم حدد بعض التدابير القوية والفعالة والوقائية، ثم تأكد من أن الإجراءات المكتوبة تتضمن هذه التدابير.
- إن حدث الأسوأ
إذا وضعت الإجراءات الداخلية من أجل تجنب حدوث أسوأ السيناريوهات، فإن القليل منها فقط قد يكون ذا فاعلية. لذلك، من الضروري إدراج بعض التفاصيل حول الأفعال الواجب القيام بها في حال تم خرق ذلك الإجراء، كأن يتضمن الجهة التي يجب إعلامها عند ارتكاب المحظور، والكيفية التي يتم فيها إعلامها، والطريقة المتبعة لحل الخلاف إن نشب حول فحوى الإجراء.
- أخضِع الإجراءات للتجربة والملاحظة والمراجعة:
إذا شعرت بالرضا عن الإجراءات الداخلية التي أعددتها، وتبين لك أنها مقروءة ومنطقية وقانونية، فيمكنك وضعها قيد الاختبار والمراقبة للتأكد من مدى صلابتها ووضوحها.
ولتحقيق هذا الهدف يمكنك تخيل بعض السيناريوهات، أو الاستماع لسيناريوهات بعض المحيطين بك، أو من خلال العودة إلى أحداث وقعت في الماضي. واسأل نفسك: إذا تم اتباع هذا الإجراء فهل سيحدث ذلك السيناريو أم لا؟ وإن كان من المستحيل الوقوع فيه فما هي الأسباب؟ وإن حدث المحظور فما هي الأضرار المتوقعة؟ وكيف يمكن تجنبها؟ وما هو الإجراء الأنسب للتعامل معها؟
——————————————————–
الموقع: نو هاو نان بروفيت
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
