سياسات وإجراءات الحسابات البنكية
لطالما كان التأكد من أن واجهة التعامل مع البنوك تدار بشكل مناسب وآمن، عنصراً أساسياً في المنظمات غير الربحية. وقد أصبح هذا العنصر أكثر أهمية بعد أن باتت الأعمال المصرفية الإلكترونية توفر أساليباً مختلفة للوصول إلى المال في حسابات منظمتك. وعلى الرغم من التوجيهات المستخدمة التي تشترط “التأكد من أن جميع الشيكات تحتوي على توقعين على الأقل، أو عدم التوقيع على شيكات على بياض”، إلا أن الأمور أصبحت اليوم أكثر تعقيداً.
بناءً على ذلك، ستحتاج إلى وضع سياسات وإجراءات من أجل استخدام الحسابات المصرفية، تتعلق بكيفية التعامل معها على غرار: من يستطيع الوصول إليها حتى يقوم بعمليات فتح وغلق الحسابات؟ أو تغيير توقيع الحساب؟ أو عدد التوقيعات اللازمة لتسديد المدفوعات؟ أو من الذي يتحمل مسؤولية الاحتفاظ بالسجلات المالية؟
ونظراً لأن هذا المجال معرض لخطر المتصيدين، يجب أن يعقد المكلف بالمراقبة اجتماعات مع مجلس الأمناء للتفويض بإجراء أي تغييرات جوهرية في الترتيبات المصرفية. وتجدر الإشارة هنا إلى التدابير المعمول بها سابقاً، على غرار أن تستخدم الحسابات المصرفية في أعمال المنظمة فقط، وأنه لا يجوز إلا للموظفين المفوضين على وجه تام في المنظمة فتح حسابات مصرفية باسمها أو إغلاقها.
- صرف المدفوعات
ستحتاج إلى مراجعة المصرف الذي تتعامل معه بشأن إجراءات التراخيص المتعلقة بالدفع عبر الإنترنت. فعند الحديث عمّن يمكنه صرف المدفوعات يمكنك وضع مبلغ بسيط يمكن سحبه من قبل شخص واحد للحفاظ على سلاسة العمل اليومي وتواصله. وفي هذه الحالة، قد تحتاج إلى إجراء عمليات تثبت وتدقيق، كإصدار فاتورة يمررها طرف آخر، أو إجراء تدقيق شهري مستقل حول المدفوعات.
- التعامل مع البطاقات الائتمانية
يجب التأكد من أن حاملي البطاقات على دراية بمختلف أنواع المشتريات المسموح بها. فقد يبدو من غير الضروري التأكيد على أن البطاقات الائتمانية لا يمكن أن تستخدم إلا لشراء السلع نيابة عن المنظمة وباسم حامل البطاقة، ولكن التجربة أثبتت أنه من المهم التأكيد على ما هو معلوم بالضرورة، وهذه بعض القرارات الواجب اتخاذها قبل كتابة الإجراءات:
- هل تريد تحديد المهام التي ستنجز ببطاقة الائتمان أم ستترك سياق العمل يحددها لك؟
- من يجب أن يأذن بإصدار البطاقة؟
- ما هي الحدود التي يجب أن تضعها المنظمة للمعاملة الشهرية الواحدة؟
- هل ينبغي أن تحدد المنظمة أنواع الإنفاق أو أنواع المحلات التجارية التي يمكن التعامل معها؟
- من يجب أن يكون المسؤول عن التحقق من النفقات وسيرها وفق سياسة المنظمة؟
التعامل النقدي
1) الإيرادات البريدية
كان التعامل مع الإيرادات الواردة نقداً أو عبر شيكات أمراً صعباً ولكنه أصبح اليوم أقل أهمية. وإذا كنت تحصل على الكثير من التبرعات عبر البريد، فقد تحتاج إلى وضع إجراءات محدد، التي تتمثل أساساً في تكليف شخصين للتعامل مع البريد واستلام المبالغ وتسجيلها والتحقق منها.
ومما لا شك فيه، إن جمع الأموال وإنفاقها عمليتان تستحقان التوثيق، وحتى لا تتكرر العملية عدة المرات وتذهب جهود الفريق سدى، أشرك الجميع في التفكير في صياغة السبل الأمثل للعمل من أجل مصلحة المنظمة.
2) تمويل المناسبات/ والتعامل مع التذاكر/ حملة عامة لجمع الأموال
نظراً لتعدد أنشطة جمع التبرعات، لن تكون الإجراءات العامة مفيدة، لذلك هناك بعض المبادئ التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار. فيجب الاحتفاظ بكل السجلات المتعلقة بإيرادات الأكشاك ونفقاتها، مع إعداد نموذج يوثق كل تعاملاتها. كما يجب تكليف متطوعين للعمل في كل كشك.
إلى جانب ذلك، ينبغي أن تحمل صناديق جمع الأموال أرقاما مختلفة، كما يجب أن تكون مؤمنة وأن يقوم شخصان لا تجمعهما أية صلة بإحصاء محتوى كل صندوق. أما التذاكر، فيجب أن توضع عليها أرقام مختلفة مسبقاً، مع ضرورة الاحتفاظ بسجل مبيعاتها والمعلومات المتعلقة بها.
المصروفات النثرية
يهدف صندوق المصروفات النثرية إلى امتصاص الصعوبات الفجائية. وقد قامت بعض المنظمات بالاستغناء عنه تماماً وتعويضه ببطاقات الخصم أو بطاقات الائتمان الخاصة بها أو المصروفات المتعلقة بالنفقات الصغيرة. لذلك، عليك أن تفكر في الطريقة الأنسب لعمل منظمتك.
سياسة التوثيق المحاسبية
يجب أن تخزن جميع السجلات الأساسية التي قد يحتاجها مجلس الأمناء لتنفيذ مهامه. ويختلف هذا الأمر من منظمة إلى أخرى، اعتماداً على النظام المحاسبي الخاص بها أو ما تسميه بالملفات الخاصة. وإن كنت لا تمتلك الخبرة اللازمة فيمكنك أن تطلب من المراجع المستقل أن يخبرك عن الوثائق التي يراجعونها في نهاية كل سنة إدارية، لأن هذا سيكون دليلاً جيداً لك لمعرفة كل ما هو ضروري.
الإجراءات المحاسبية
يجب عليك تحديد العمليات والإجراءات المحاسبية الرئيسية الخاصة بك، بدءاً من تلك التي تعتقد أنها محفوفة بالمخاطر. ولإنجاز الإجراءات المحاسبية على أكمل وجه ينبغي أن تتصور نفسك وأنت تشرح العملية إلى شخص جديد، لأنك ستحتاج بعد ذلك إلى التفكير في كيفية التثبت من أن ذلك الشخص قد تمكن من فهم واستيعاب ما قلته له.
الموقع: نو هاو نون بروفيت
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
