تتمتع الأدوات التقنية بالقدرة على إحداث ثورة في إدارة أي منظمة، لكنها في الآن ذاته تزعج حتى أكثر مستخدميها خبرة.
وتختلف استخدامات المنظمة للتقنية، وتتباين الاستراتيجيات التي تتبعها، من أجل ضمان فعالية وكفاءة ومرونة أكبر، حسب احتياجاتها والتحديات التي تواجهها.
وفيما يلي، 6 خطوات تساعد في تحسين استخدام المنظمات غير الربحية للتقنية، وبالتالي تحسين أدائها.
- مارس الديموقراطية
تعتبر التقنية مثل أي شيء جديد قد لا يتقبله البعض، وحتى تتجاوز هذا التحدي لابد أن تكون ديموقراطياً مع فريق العمل وتخبره بالأدوات التقنية التي تفكر في استخدامها وتأخذ منهم الرأي تجاه ذلك وبعد الانطلاق تتأكد من رضاهم عن هذه التقنية وعدم وجود أي ملاحظات لديهم.
كما لا تنسى أن تتأكد من قدرة فريق العمل في المنظمة على استخدام الأدوات التقنية التي ستعتمدها، ولا تتجاهل أو تغفل عن ملاحظات فريق العمل وخذ رأيه بجديه.
- تقييم وبناء المعرفة التقنية
تستخدم معظم المنظمات غير الربحية حاليًا مجموعة من التقنيات، إلا أنها لا زالت مترددة بشأن اعتماد أخرى، على غرار الخدمات السحابية، أو وسائل التواصل الاجتماعي، أو إدارة حضورها على الويب بنفسها. ولهذا السبب، لا تقل أهمية العمل على إزالة الغموض الذي يحيط بالتقنية، التي تكون هذه المنظمات بصدد استخدامها، عن توفير المساعدة الفنية لموظفيها.
في الحقيقة، قد يؤدي عدم الفهم الكامل لهذه الأدوات ولاستخداماتها إلى تردي مردود الموظفين، وبالتالي، المنظمة على المدى الطويل. وتكمن الخطوة الأولى لاستخدامها بفعالية في فهم كيفية عملها والإلمام بخصائصها.
- قم بتقييم استخدام المنظمة الحالي للتقنية
تتمثل الخطوة التالية في تحديد مدى فعالية التقنيات التي تعتمدها المنظمة غير الربحية وقدرتها على تلبية احتياجاتها. لكن أولاً، يجب مراجعة وتقييم الموقع الالكتروني الخاص بالمنظمة، إن كانت تمتلك موقعاً. بعد ذلك، يتعين على المنظمة تقييم ما إذا كانت الأدوات الأساسية سهلة الاستخدام بالنسبة لعملائها وموظفيها. فضلاً عن ذلك، يجب عليها دراسة وتقييم المحتوى ومدى تكامل هذه التقنيات.
كما يمكن اتباع الخطوات ذاتها عند تقييم أداء صفحات المنظمة الأخرى على مختلف وسائل التواصل الاجتماعي، والقوائم البريدية، وغيرها. وعلى الرغم من احتواء الاستطلاع على تقييم شامل حول ما إذا كانت المنظمة تحسن استخدام التقنية، إلا أنه من المهم أولاً تقييم تلك الأدوات، ومدى إتقان الموظفين استعمالها.
- قم بتحديد التقنيات التي تزيد من كفاءة منظمتك، والتي توفر عليك الوقت والمال
يمكن للتقنية أن تُحسّن بشكل كبير من كفاءة المنظمة، من حيث الوقت والمال. وللقيام بذلك، يتعين على المنظمات أولاً تحديد مختلف العمليات، ضمن سلسلة العمل داخلها، وبين المنظمة وجمهورها أو الأطراف المستفيدة الأخرى.
ومتى ما تم تحديد سلسلة سير العمل، يجب على المنظمة أن تضع قائمة بأكثر العمليات تكلفة أو التي تتطلب وقتاً أكثر، وتعمل على إيجاد حل لهذه المسائل.
بعد ذلك، على المنظمات غير الربحية إيجاد طرق من أجل أتمتة هذه العمليات أو تبسيطها. وعموماً يساهم إيجاد حلول لهذه المسائل في توفير الوقت والمال بشكل كبير، كما من شأنه أن يعزز من كفاءة المنظمة.
- قم بتحديد التقنيات التي من شأنها أن تعزز من فعالية المنظمة
إلى جانب تعزيز أوجه الكفاءة، قد تساعد هذه التقنيات، إذا ما أحسنت المنظمة استخدامها، في جمع المزيد من الأموال، وتوفير الموارد التعليمية لعدد أكبر من الأفراد، والتعريف بقضية معينة بشكل أكثر فعالية. وفي هذا الشأن، يتعين على المنظمة تحديد الفئات المستهدفة، والخطوات التي يجب عليها اتباعها حتى يتحسن أداؤها وتحقق أهدافها. وفي كثير من الأحيان، يعد استخدام وسائل التواصل الاجتماعي طريقة رائعة لمخاطبة المزيد من الفئات المهتمة بعمل المنظمة دون تكبد مصاريف وجهد إضافيين.
- تقييم الموارد المتاحة وإيجاد فرص للاستفادة من الموارد الجديدة
من شأن العثور على متطوعين مختصين في مجال التقنية، محليًا أو عالمياً، أن يساعدك في إحداث التغييرات التي تتطلع إليها منظمتك.
وغالبًا ما تكون أفضل طريقة للعثور على متطوعين متفانين هي البحث عبر الشبكات الشخصية التي أنشأتها منظمتك، وفي بعض الأحيان، يمكن للتقنية أن تساعدك في العثور على متطوعين لم تكن لتجدهم لولاها.
عموماً، من خلال التركيز على الخطوات الست المذكورة أعلاه، يمكن للمنظمات غير الربحية تقييم استخدامها الخاص للتقنية. ومن المؤكد أن يمنحك ذلك منظمة أكثر فعالية وشعبية.
الموقع: في ترورل
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
